Kiedy wygasa mandat członka zarządu spółki z o.o.? Wątpliwości wreszcie zostaną rozwiane

Przepisy k.s.h. określające moment wygaśnięcia mandatu członka zarząd spółki z o.o. od lat budziły poważne wątpliwości, przez co nie było możliwe stwierdzenie ze 100%-ową pewnością, kiedy mandat wygasa. Wątpliwości zostaną rozwiane nowelizacją k.s.h., która wejdzie w życie 13 października 2022 r. Z naszego artykułu dowiesz się, w jaki sposób ustalić moment wygaśnięcia mandatu członka zarządu spółki z o.o. po nowelizacji.

Kadencja a mandat

Kadencja to oznaczony czas, na jaki dana osoba została powołana w skład zarządu spółki z o.o. Członek zarządu może zostać powołany na określoną kadencję albo na czas nieoznaczony. Umowa spółki może też nie zawierać żadnych postanowień dot. okresu, na jaki powoływani są członkowie zarządu – wówczas przyjmuje się, że zarząd został powołany na rok. Kadencja zarządu jest więc technicznym terminem, który może zostać ustalony przez wspólników w umowie spółki. Mandat z kolei to umocowanie członka zarządu do pełnienia funkcji, czyli jego uprawnienie do tego, aby reprezentować spółkę i prowadzić jej sprawy.

Kwestia czasu trwania kadencji oraz czasu obowiązywania mandatu danego członka zarządu w wielu przypadkach nie jest jednoznaczna i wymaga dokładniejszej analizy. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób sformułowane zostały zapisy umowy spółki w tych kwestiach. W konsekwencji możliwe jest wygaśnięcie mandatu jednocześnie z upływem kadencji, przed jej upływem, jak również już po upływie kadencji.

Kiedy upływa kadencja, a kiedy wygasa mandat?

W większości przypadków, o ile nie zostanie to jednoznacznie uregulowane w treści umowy spółki, kadencja i mandat nie będą wygasać w tym samym momencie. Mandat może bowiem być krótszy lub dłuższy niż kadencja.

Biorąc pod uwagę opisane wyżej rozróżnienie pomiędzy kadencją a mandatem, można wskazać, że kadencja kończy się wraz z upływem okresu, na jaki została przewidziana, licząc od momentu powołania danej osoby do pełnienia funkcji w zarządzie.

Przykład

Członek zarządu został powołany w dniu 5 stycznia 2022 r. na 3-letnią kadencję. Kadencja tego członka zarządu zakończy się więc z upływem dnia 5 stycznia 2025 r.

Zgodnie z ustawową regulacją w tym zakresie mandat członka zarządu wygaśnie z kolei:

• albo z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu – w przypadku powołania członka zarządu na kadencję roczną lub w przypadku braku zawarcia w umowie informacji o długości kadencji zarządu,
• albo z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu – w przypadku powołania na kadencję trwającą dłużej niż rok.

Poza wskazanymi powyżej istnieją również szczególne przyczyny wygaśnięcia mandatu członka zarządu. Należą do nich m.in. odwołanie uchwałą wspólników, złożenie rezygnacji, śmierć członka zarządu i utrata przez niego pełnej zdolności do czynności prawnych. W takich przypadkach – pomimo, że czas trwania kadencji nie upłynął – członek zarządu utraci swój mandat i nie będzie w dalszym ciągu uprawniony do działania w imieniu spółki z o.o. Szczególnym przypadkiem wygaśnięcia mandatu jest również skazanie członka zarządu prawomocnym wyrokiem sądu za niektóre przestępstwa. W szczególności chodzi o przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu czy przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Jeżeli prawomocne skazanie za któreś z tych przestępstw nastąpi w czasie pełnienia funkcji członka zarządu, mandat wygaśnie automatycznie, niezależnie od czasu, na jaki członek zarządu został powołany.

Wykorzystaj 100% możliwości jakie daje spółka z o.o. Sprawdź nasze książki, w których znajdziesz niemal 1000 pytań i odpowiedzi na temat spółki z o.o.!

„Pełny rok obrotowy pełnienia funkcji”

Bardzo duże problemy z ustaleniem czasu obowiązywania mandatu pojawiły się z uwagi na niezbyt precyzyjne użycie w treści ustawy pojęcia „pełnego roku obrotowego pełnienia funkcji”. Aby zobrazować te wątpliwości załóżmy, że członek zarządu został powołany do zarządu spółki z o.o. 31 lipca 2020 r. na 5-letnią kadencję, która zakończy się z upływem dnia 31 lipca 2025 r. Kiedy wygaśnie jego mandat?

Według pierwszego z poglądów ostatnim pełnym rokiem obrotowym w omawianym przykładzie będzie rok 2024. W tej sytuacji o wygaśnięciu mandatu można mówić najpóźniej z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki za rok 2024. To by oznaczało, że mandat może wygasnąć przed upływem kadencji tego członka zarządu.

W jednej z uchwał Sądu Najwyższego sformułowane jednak zostało odmienne stanowisko, zgodnie z którym ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest rok, w którym kończy się kadencja („ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji”). Gdyby przyjmować ten pogląd, ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji przez członka zarządu w powyższym przykładzie będzie rok 2025. Wówczas mandat wygaśnie z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2025, a więc niemalże rok po upływie kadencji.

O dwóch odmiennych poglądach dot. wygaśnięcia mandatu członka zarządu powołanego na kadencję dłuższą niż rok mówimy również w jednym z naszych vlogów: Kiedy wygasa mandat członka zarządu sp. z o.o.? 

Ważna nowelizacja k.s.h.

Dyskusja dot. terminu wygaśnięcia mandatu członka zarządu w ostatnim z podanych przykładów przestanie być niedługo aktualna. 13 października 2022 r. wejdzie w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych, która jednoznacznie rozstrzygnie opisany powyżej problem. W wyniku nowelizacji zmieniony zostanie m.in. art. 202 § 2 k.s.h., do którego zostanie dodane zdanie drugie: Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Wracając do powyższego przykładu oznaczać to będzie, że kadencja członka zarządu powołanego 5 stycznia 2022 r. na 3-letnią kadencję zakończy się 31 grudnia 2025 r., a jego mandat wygaśnie z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2025.

Działanie członka zarządu po zakończeniu kadencji i po wygaśnięciu mandatu

Jak wynika z powyższych przykładów, może się zdarzyć, że – pomimo upływu czasu kadencji – mandat członka zarządu jeszcze nie wygaśnie. W takiej sytuacji członek zarządu może nadal w sposób ważny i skuteczny dokonywać czynności za reprezentowaną przez siebie spółkę. Jednak w sytuacji odwrotnej, tj. w przypadku wygaśnięcia mandatu członka zarządu jeszcze przed upływem jego kadencji, dokonane przez niego (jako osobę działającą bez odpowiedniego umocowania) czynności należy uznawać za bezskuteczne do momentu potwierdzenia przez spółkę. Jeżeli spółka odmówi potwierdzenia będą one nieważne.

Nie jest to jedyna konsekwencja działania bez rzeczywistego umocowania. W przypadku zawarcia umowy z kontrahentem i wystąpienia z tego powodu szkody po jego stronie, działający po wygaśnięciu mandatu członek zarządu będzie ponosił odpowiedzialność na zasadzie winy. Co więcej, kontrahenta chronić będzie również domniemanie prawdziwości wpisów widocznych w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Więcej o tym jakie prawa i obowiązki ma zarząd w spółce z o.o. dowiesz się z naszego artykułu: Zarząd spółki z o.o. – jakie ma uprawnienia i obowiązki?

Andrzej Illukiewicz