5 rzeczy, o których trzeba pamiętać przy zwoływaniu zgromadzenia wspólników

Zwołując zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy pamiętać o kilku zasadniczych kwestiach, które zostały wymienione poniżej.

1. Prawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników należy zwołać za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Możliwe jest również wysłanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników na adresy poczty elektronicznej poszczególnych wspólników, jeżeli wspólnicy ci uprzednio wyrazili na to pisemną zgodę i podali adresy, na które zawiadomienia mają być wysłane.

2. Terminowe zwołanie zgromadzenia wspólników

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zostać wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Termin ten może zostać wydłużony w umowie spółki. Do biegu dwutygodniowego terminu wlicza się dzień wysłania zaproszenia.

Wykorzystaj 100% możliwości jakie daje spółka z o.o. Sprawdź nasze książki, w których znajdziesz niemal 1000 pytań i odpowiedzi na temat spółki z o.o.!

3. Odpowiednia treść zaproszeń na zgromadzenie

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać:

• datę i godzinę zgromadzenia,
• miejsce zgromadzenia,
• porządek obrad,
• istotne elementy treści proponowanych zmian umowy spółki (jeżeli na zwoływanym zgromadzeniu planowane jest podjęcie uchwały w sprawie zmiany umowy spółki),
• informację o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu wobec podjętych uchwał (jeżeli zgromadzenie wspólników ma się odbywać przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej).

4. Szczegółowe określenie porządku obrad

Przepisy k.s.h. nie wskazują, jakie dokładnie elementy powinny się znaleźć w porządku obrad zgromadzenia wspólników. Powinien on jednak zostać określony w zaproszeniu na zgromadzenie w sposób odpowiednio szczegółowy. Poziom uszczegółowienia porządku obrad zależy od tego, co ma być przedmiotem obrad. Przyjmuje się bowiem, że porządek obrad wskazany w zaproszeniu na zgromadzenie powinien umożliwiać wspólnikowi zorientowanie się, czego dane zgromadzenie będzie dotyczyć. Wystarczające zatem będzie umieszczenie w porządku obrad zagadnienia, którego mają dotyczyć obrady, np. podjęcie uchwały w przedmiocie powołania członka zarządu spółki, podjęcie uchwały w przedmiocie podziału zysku.

5. Podpisanie zaproszenia na zgromadzenie wspólników przez odpowiednią osobę

Samo podpisanie i wysłanie zaproszenia na zgromadzenie wspólników jest czynnością techniczną mającą na celu realizację uchwały zarządu w sprawie zwołania zgromadzenia. Dlatego przyjmuje się, że może tego dokonać samodzielnie każdy członek zarządu, niezależnie od przewidzianego w umowie spółki sposobu jej reprezentacji, a nawet jakikolwiek pracownik spółki, np. pracownik sekretariatu, o ile z treści zaproszenia będzie wynikało, że działa on z upoważnienia zarządu na podstawie uchwały tego organu o zwołaniu zgromadzenia wspólników.

Dwutygodniowy, ustawowy termin jaki musi upłynąć między zwołaniem, a odbyciem zgromadzenie wspólników ma umożliwić wspólnikom spółki odpowiednie przygotowanie się do niego. O tym jak tego dokonać można przeczytać w naszym artykule Zgromadzenie wspólników - jak się do niego przygotować?

Aleksandra Lipka