Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. - co musisz wiedzieć?

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego. Z naszego artykułu dowiesz się co powinno zawierać sprawozdanie finansowe, kto je sporządza oraz gdzie i kiedy powinno zostać złożone.

Sprawozdanie finansowe sp. z o.o. - co to jest?

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. to roczne sprawozdanie finansowe, które każda spółka musi sporządzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Sprawozdania finansowe mają na celu prezentację sytuacji finansowej firmy, jej wyników finansowych oraz przepływów pieniężnych w danym roku obrotowym. Sporządzane przez zarząd spółki z o.o. sprawozdanie finansowe jest niezwykle istotnym dokumentem z punktu widzenia wspólników spółki, gdyż to na jego podstawie mogą się dowiedzieć jaka jest sytuacja spółki, której udziały posiadają.

Czy spółka z o.o. musi sporządzać sprawozdanie finansowe?

Co do zasady tak, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za każdy rok obrotowy. Sporządzenie sprawozdania finansowego jest ważne, ponieważ pozwala na monitorowanie sytuacji finansowej spółki, jak również jest podstawą do obliczenia podatków. W związku z tym, każda spółka z o.o. musi sporządzić sprawozdanie finansowe, nawet jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej.

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego nie dotyczy jedynie spółki z o.o., która zawiesiła swoją działalność. W okresie zawieszenia spółka z o.o. nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego. Obowiązek ten powstaje ponownie po upływie okresu zawieszenia.

Chcesz wiedzieć jak założyć spółkę z o.o., a także jak dokonywać w niej zmian? Sprawdź nasze książki, w których znajdziesz niemal 1000 pytań i odpowiedzi na temat spółki z o.o.!

Jak wygląda i co zawiera sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. zawiera szereg informacji na temat sytuacji finansowej firmy, takich jak:

1. Bilans – zestawienie aktywów i pasywów spółki na dzień bilansowy.

2. Rachunek zysków i strat – przedstawienie przychodów i kosztów spółki oraz wynik finansowy.

3. Informacje dodatkowe – objaśnienia do sprawozdania finansowego, np. metody wyceny, polityka rachunkowości, zdarzenia istotne po dniu bilansowym.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości są to obowiązkowe elementy każdego sprawozdania finansowego. Brak, któregokolwiek z nich oznacza, że sprawozdanie finansowe nie zostało prawidłowo sporządzone, a tym samym spółka nie wywiązała się ze swojego ustawowego obowiązku.

Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. odpowiedzialne są osoby zarządzające spółką, czyli członkowie zarządu. W przypadku gdy zarząd powierzył prowadzenie ksiąg rachunkowych zewnętrznemu biuru rachunkowemu, to biuro sporządza sprawozdanie finansowe, jednak odpowiedzialność za jego prawidłowość nadal spoczywa na członkach zarządu.

Do 2022 roku w przypadku spółki z o.o. sprawozdanie finansowe musiało być podpisane przez wszystkich członków zarządu. Stanowiło do dużą niedogodność dla spółek posiadających wieloosobowy zarząd. Od 1 stycznia 2022 roku sprawozdanie finansowe spółki może podpisać tylko jeden członek zarządu, pod warunkiem, że uzyska on od pozostałych członków oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Każdy z członków zarządu może podpisać oświadczenie o spełnieniu wymogów z ustawy o rachunkowości w zwykłej formie pisemnej.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. - do kiedy należy sporządzić i zatwierdzić?

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. należy sporządzić w terminie do trzech miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, czyli zazwyczaj do 31 marca. Następnie, sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników w terminie do 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Należy pamiętać, że w przypadku spółki z o.o., której sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta przed zatwierdzeniem sprawozdania konieczne jest sporządzenie opinii przez biegłego rewidenta. Mając na uwadze, że zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. powinno zostać zwołane listem poleconym wysłanym co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia, nie należy zostawiać tej kwestii na ostatnią chwilę.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w spółce z o.o. należy do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. W przeciwieństwie do nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników, które mogą zostać zwołane w każdej chwili, zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, wspólnicy podejmują uchwałę w sprawie podziału zysków lub pokrycia strat, a następnie w przedmiocie udzielania absolutorium członkom organów spółki.

Złożenie sprawozdania finansowego sp. z o.o. do KRS

Sprawozdanie finansowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników. Obecnie sprawozdanie finansowe może zostać złożone do KRS wyłącznie elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (przez system RDF). Złożenie sprawozdania finansowego do KRS jest bezpłatne i może zostać dokonane zarówno przez zarząd jak i pełnomocnika spółki.

Jakie są konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS?

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego w ustawowym terminie KRS wzywa spółkę do złożenia sprawozdania zazwyczaj w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania pod rygorem nałożenia na członków zarządy kary grzywny w wysokości do 15.000 złotych. Nałożona kara grzywny, zazwyczaj jest umarzana jeżeli przed jej uiszczeniem spółka wywiąże się z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego.

Notoryczne nieskładanie sprawozdania finansowego w pewnych sytuacjach może doprowadzić nawet do rozwiązania spółki bez przeprowadzania likwidacji. Dotyczy to spółek, które mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożyły rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe.

Ponadto, niezłożenie sprawozdania finansowego może prowadzić do odpowiedzialności członków zarządu za ewentualne szkody powstałe w wyniku niedopełnienia obowiązku złożenia sprawozdania finansowego.

Kacper Ziniak