Zgromadzenie wspólników – czy można je odbyć bez formalnego zwołania?

Zasadą jest, że zgromadzenie wspólników jest zwoływane za pomocą zawiadomień wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia. Zdarzają się jednak sytuacje, w których pojawia się pilna potrzeba jego odbycia
i podjęcia ważnych dla spółki uchwał bez czekania na upływ dwu tygodniowego terminu. Na szczęcie w pewnych sytuacjach, jeżeli spełnione zostaną przedstawione poniżej przesłanki, istnieje możliwość odbycia zgromadzenia, które nie zostało formalnie zwołane.

Warunki odbycia zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania

Zgodnie z przepisami KSH, odbycie zgromadzenia wspólników (zarówno zwyczajnego, jak
i nadzwyczajnego) bez formalnego zwołania jest możliwe jedynie w przypadku łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• na zgromadzeniu są obecni lub reprezentowani wszyscy wspólnicy;
• żaden ze wspólników nie sprzeciwia się odbyciu zgromadzenia bez jego zwołania;
• żaden ze wspólników nie sprzeciwia się wniesieniu poszczególnych spraw do porządku obrad zgromadzenia.

Co warto zauważyć, ze wskazanej powyżej możliwości odbycia zgromadzenia wspólników można skorzystać zarówno w przypadku, gdy do jego zwołania w sposób formalny w ogóle nie doszło, jak i wtedy, gdy zgromadzenie zostało wcześniej zwołane, ale w sposób wadliwy (przykładowo – bez zachowania odpowiedniego terminu albo przez nieupoważnioną osobę).

Chcesz wiedzieć jak założyć spółkę z o.o., a także jak dokonywać w niej zmian? Sprawdź nasze książki, w których znajdziesz niemal 1000 pytań i odpowiedzi na temat spółki z o.o.!

Obecność wszystkich wspólników

W zgromadzeniu, które nie zostało formalnie zwołane muszą uczestniczyć wszyscy wspólnicy, dysponujący łącznie całością udziałów w kapitale zakładowym spółki. Wspólnicy nie muszą jednak uczestniczyć w zgromadzeniu osobiście, lecz mogą  udzielić pełnomocnictw do uczestnictwa i głosowania na zgromadzeniu wspólników. Co więcej, jeśli interesy wspólników na zgromadzeniu są zbieżne, mogą oni udzielić pełnomocnictwa tej samej osobie. Przy wybieraniu osoby, która będzie pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników, należy jednak pamiętać, że tym pełnomocnikiem nie może być członek zarządu ani pracownik spółki.

Co warto podkreślić, wspólnik sp. z o.o. nie może skutecznie zrzec się swojego uprawnienia do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki, które nie zostało formalnie zwołane. Nieobecność, któregokolwiek ze wspólników, chociażby posiadał tylko 1 udział w kapitale zakładowym spółki powoduje, że zgromadzenie wspólników nie może się odbyć, a jakiekolwiek uchwały podjęte na takim zgromadzeniu są nieważne.  

Brak sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia

Aby mogło dojść do odbycia zgromadzenia bez jego formalnego zwołania, żaden z obecnych wspólników ani ich pełnomocników nie może zgłosić sprzeciwu co do odbycia tego zgromadzenia. Sprzeciw co do odbycia zgromadzenia musi zostać zgłoszony tuż po rozpoczęciu zebrania, najpóźniej w momencie uzgadniania porządku obrad. Niezachowanie tego terminu spowoduje, że sprzeciw będzie bezskuteczny.

Warto przy tym zauważyć, że liczba udziałów posiadanych przez zgłaszającego sprzeciw wspólnika nie jest istotna dla skuteczności sprzeciwu. Co więcej, sprzeciw bądź jego brak powinien zostać zaznaczony w protokole ze zgromadzenia.

Brak sprzeciwu co do poszczególnych spraw

W sytuacji, w którym wspólnik bądź jego pełnomocnik są zainteresowani podjęciem na nieformalnie zwołanym zgromadzeniu określonej uchwały, a jednocześnie – możliwością zablokowania innej, mogą zgłosić sprzeciw co do wniesienia danej sprawy do porządku obrad.

Taki sprzeciw nie niweczy możliwości odbycia się całego zgromadzenia wspólników, lecz powoduje, że sprawa, której dotyczył, powinna zostać usunięta z porządku obrad.

Sprzeciw co do danego punktu z porządku obrad powinien zostać zgłoszony przed uzgodnieniem spraw mających być przedmiotem zgromadzenia. Późniejsze zgłoszenie sprzeciwu będzie bezskuteczne.

Przebieg nieformalnie zwołanego zgromadzenia

Do zgromadzenia wspólników, które odbywa się bez formalnego zwołania, należy stosować pozostałe reguły dotyczące zgromadzeń wspólników. Dotyczy to w szczególności wymogów co do większości głosów przy podejmowaniu uchwał, obowiązku zaprotokołowania czy samej treści protokołu.

Zgoda wspólników na odbycie zgromadzenia pomimo braku jego formalnego zwołania nie uchyla bowiem konieczności zachowania reguł odbywania i procedowania zgromadzenia.

Jeżeli powyższe warunki nie mogą zostać spełnione, wówczas każde zgromadzenie wspólników wymaga zwołania zgodnie z przepisami k.s.h. O tym jakie są najczęściej popełniane błędy przy formalnym zwoływaniu zgromadzeń można przeczytać w artykule 5 rzeczy, o których trzeba pamiętać przy zwoływaniu zgromadzenia wspólników 

Oliwia Lewandowska