Zaliczka na poczet dywidendy – kiedy i jak można ją otrzymać?

Wielu wspólników spółek z o.o. zastanawia się, czy da się wypłacić część zysku w trakcie roku – zanim zostanie zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Odpowiedź brzmi: tak, jest to możliwe dzięki tzw. zaliczkom na poczet dywidendy. To rozwiązanie, które może być korzystne, ale jednocześnie wymaga ostrożności i znajomości przepisów. W tym artykule wyjaśniamy, na jakich zasadach można wypłacić zaliczkę, kiedy jest to dozwolone i o czym trzeba pamiętać, żeby nie narazić spółki ani zarządu na problemy.

Czym jest zaliczka na poczet dywidendy?

Najprościej mówiąc, zaliczka na poczet dywidendy to wypłata części przyszłego zysku przed formalnym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i podjęciem uchwały o podziale zysku. Zatem z wypłatą pieniędzy ze spółki do wspólnika nie trzeba czekać do momentu zatwierdzenia sprawozdania - jeśli spełnione są określone w k.s.h. warunki, można podjąć decyzję o wcześniejszej wypłacie środków.

Kiedy można wypłacić zaliczkę na dywidendę?

Warunki wypłaty zaliczki na dywidendę zostały określone w Kodeksie spółek handlowych. Należą do nich:

• zastrzeżenie w umowie spółki upoważnienia dla zarządu do wypłaty wspólnikom zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy,
• posiadanie przez spółkę środków finansowych wystarczających na wypłatę zaliczki,
• zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za poprzedni rok obrotowy,
• wykazanie zysku w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za poprzedni rok obrotowy.

Kto podejmuje decyzję o wypłacie zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy?

Decyzję o wypłacie zaliczki na poczet dywidendy podejmuje zarząd spółki z o.o. na podstawie upoważnienia wynikającego z umowy spółki. Oznacza to, że to właśnie zarząd jest odpowiedzialny zarówno za ocenę sytuacji finansowej spółki, jak i za przygotowanie oraz podjęcie odpowiedniej uchwały w tej sprawie. W tym zakresie wspólnicy nie są organem decyzyjnym.

W praktyce oznacza to, że zarząd ma dużą swobodę – ale też pełną odpowiedzialność – w zakresie realizacji wypłaty zaliczki. Powinien zatem każdorazowo:

• dokładnie przeanalizować sytuację majątkową i płynnościową spółki, tak aby upewnić się, że wypłata zaliczki nie zagrozi jej bieżącej działalności ani zdolności do regulowania zobowiązań;

• zweryfikować, czy spełnione są wszystkie warunki formalne wynikające z przepisów prawa oraz z treści umowy spółki (np. czy została przewidziana możliwość wypłaty zaliczek);

• określić wysokość zaliczki z uwzględnieniem ustawowego limitu (połowa zysku z ostatniego zatwierdzonego sprawozdania, z uwzględnieniem kapitałów rezerwowych i korekt);

• zapewnić odpowiednie udokumentowanie decyzji, w tym podjęcie formalnej uchwały zarządu zawierającej m.in. datę wypłaty, kwotę oraz sposób przekazania środków wspólnikom.

Zarząd powinien również zadbać o odpowiednią współpracę z działem księgowym i – w razie potrzeby – z doradcą prawnym lub podatkowym, aby mieć pewność, że wypłata zaliczki zostanie przeprowadzona w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami oraz bezpieczny dla spółki.

Warto także zauważyć, że zarząd może, ale nie musi podjąć decyzji o wypłacie zaliczki, nawet jeśli spełnione są wszystkie warunki formalne. Jeśli uzna, że środki te są potrzebne na inne cele (np. inwestycyjne, operacyjne, zabezpieczające), ma pełne prawo zrezygnować z wypłaty zaliczki w danym roku obrotowym.

Czy do wypłaty wspólnikowi zaliczki na poczet dywidendy konieczne jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników?

W standardowej sytuacji wypłata przez zarząd wspólnikom zaliczek na poczet zysku nie wymaga uchwały zgromadzenia wspólników wyrażającej zgodę na taką czynność. Wystarczającą podstawą do działania zarządu jest bowiem upoważnienie zawarte w umowie spółki. Wspólnicy mogą jednak w umowie spółki zastrzec wymóg każdorazowego uzyskania przez zarząd zgody zgromadzenia wspólników na wypłatę zaliczek na poczet zysku. Wówczas wypłata zaliczek dokonana bez zgody zgromadzenia wspólników jest bezpodstawna i podlega zwrotowi spółce.

Maksymalna wysokość zaliczki na poczet dywidendy

Kwota zaliczki na poczet dywidendy może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Inaczej niż w przypadku dywidendy, wypłaty zaliczki na poczet dywidendy nie można dokonać z kapitału zapasowego.

Kwotę zaliczki można zatem wyliczyć według następującego wzoru: 1⁄2 zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego + kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi zarząd może dysponować w celu wypłaty zaliczek − niepokryte straty z lat ubiegłych − wartość udziałów własnych spółki.

Przykład:

Spółka osiągnęła w tym roku zysk netto w wysokości 600 tys. zł. Posiada również 100 tys. zł w kapitale rezerwowym, który zgodnie z uchwałą wspólników może być przeznaczony na wypłatę zaliczek. Spółka nie ma niepokrytych strat, ani udziałów własnych.

W takim przypadku maksymalna wysokość zaliczki wyniesie:
600 000 / 2 + 100 000 = 400 000 zł

Gdyby jednak spółka posiadała np. 100 tys. zł straty z lat ubiegłych, wówczas limit byłby niższy:
600 000 / 2 + 100 000 − 100 000 = 300 000 zł

Proporcje wypłat zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy między wspólników

Zaliczka – podobnie jak dywidenda – powinna zostać wypłacona wspólnikom proporcjonalnie do liczby posiadanych przez nich udziałów, o ile umowa spółki nie przewiduje udziałów uprzywilejowanych co do dywidendy. Oznacza to, że zasady podziału są identyczne jak przy regularnej wypłacie zysku – żaden wspólnik nie może być uprzywilejowany lub pominięty poza wyjątkami wskazanymi w umowie spółki.

Co jeśli rok zakończy się stratą?

Choć wypłata zaliczki na poczet dywidendy może być korzystnym rozwiązaniem dla wspólników, wiąże się z istotnym ryzykiem, które warto mieć na uwadze już na etapie podejmowania decyzji o jej uruchomieniu. Ryzyko to dotyczy przede wszystkim sytuacji, w której spółka nie osiąga zysku za dany rok obrotowy lub osiąga go w kwocie niższej niż suma wypłaconych wcześniej zaliczek.

W takiej sytuacji:

• wspólnicy są zobowiązani do zwrotu nadpłaconych kwot – tj. tej części zaliczki, która nie znajduje pokrycia w zysku zatwierdzonym do podziału na podstawie rocznego sprawozdania finansowego;

• obowiązek ten powstaje automatycznie z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego i podjęcia uchwały o nieprzyznaniu dywidendy (lub przyznaniu jej w kwocie niższej niż zaliczka).

W praktyce oznacza to, że zaliczka ma charakter warunkowy. Można ją traktować jak swoisty „zaliczkowy kredyt” udzielany wspólnikom przez spółkę – do czasu zakończenia roku i zatwierdzenia wyniku finansowego nie ma bowiem pewności, czy faktycznie przekształci się ona w należną dywidendę.

Przykład:

Załóżmy, że spółka wypłaciła w listopadzie zaliczkę w wysokości 300 tys. zł. W kolejnym roku, po sporządzeniu sprawozdania finansowego, okazuje się, że zysk netto za cały rok obrotowy wynosi jedynie 200 tys. zł. Oznacza to, że wspólnicy otrzymali o 100 tys. zł więcej, niż ostatecznie im się należy – i muszą tę różnicę zwrócić do spółki.

Praktyczne konsekwencje

Zwrot nadpłaconej zaliczki może być w praktyce dotkliwy zarówno dla wspólników, jak i dla samej spółki, gdyż:

• wspólnicy muszą dysponować środkami, które pozwolą im na dokonanie zwrotu – a nie zawsze będzie to możliwe natychmiast, szczególnie gdy zaliczka została już spożytkowana na prywatne cele.

• spółka może mieć problem z odzyskaniem części środków, zwłaszcza jeśli zwrot nie nastąpi dobrowolnie i konieczne będzie wszczęcie postępowania sądowego.

• może dojść do sporu między wspólnikami a zarządem, jeżeli decyzja o wypłacie zaliczki została podjęta zbyt pochopnie lub bez należytej analizy ryzyka.

Czy wypłata w ciągu roku zaliczek na poczet zysku jest opodatkowana?

Wypłata zaliczki na poczet zysku opodatkowana jest według zasad analogicznych jak wypłata dywidendy po zakończeniu roku obrotowego. Już w momencie wypłaty zaliczki na poczet przyszłej dywidendy, spółka z o.o. obowiązana jest do pobrania i wpłacenia do urzędu skarbowego podatku. W przypadku gdy wspólnik zwróci spółce pobraną zaliczkę na poczet zysku, powstanie nadpłata w podatku dochodowym. W celu uzyskania zwrotu nadpłaconego podatku konieczne jest wystąpienie z wnioskiem o stwierdzenie i zwrot nadpłaty, a także – jeżeli zwracana jest dywidenda wykazana w zeznaniu podatkowym – skorygowanie deklaracji podatkowej. Podmiotem uprawnionym do wnioskowania o zwrot nadpłaty jest podatnik, czyli wspólnik spółki z o.o.

Należy pamiętać, że wypłata zaliczki na poczet dywidendy wspólnikowi będącemu podatnikiem CIT może w niektórych przypadkach podlegać zwolnieniu z opodatkowania.

Wspomniane wyżej zasady opodatkowania zaliczek na poczet zysku dotyczą wspólników, którzy są polskimi rezydentami podatkowymi. Zasady opodatkowania dywidendy wypłacanej wspólnikowi, który jest zagranicznym rezydentem podatkowym, są uzależnione przede wszystkim od kraju rezydencji oraz osobowości prawnej wspólnika. Podczas weryfikacji obowiązków po stronie spółki z o.o. w pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy wspólnik może korzystać ze zwolnienia dywidendowego. Jeżeli zwolnienie dywidendowe nie przysługuje wspólnikowi, to kolejnym krokiem, który należy wykonać w celu ustalenia obowiązków podatkowych, jest sprawdzenie, czy Polska zawarła z krajem rezydencji wspólnika umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. W przypadku braku umowy spółka jest obowiązana pobrać od wypłacanej dywidendy podatek dochodowy w wysokości 19%.

W sytuacji, gdy obowiązuje odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, ze względu na fakt okazania przez wspólnika certyfikatu rezydencji spółka powinna pobrać podatek wynikający z tej umowy. 

Sam certyfikat nie uprawnia jednak do zastosowania obniżonych stawek podatku. Spółka powinna dodatkowo, przy zachowaniu należytej staranności, podjąć próby weryfikacji, czy wspólnik spełnia wszelkie warunki do stosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Dysponowanie certyfikatem rezydencji jest warunkiem stosowania preferencyjnych zasad opodatkowania dywidend wypłacanych wspólnikowi, który nie jest polskim rezydentem podatkowym. Jednak w przypadku gdy zagraniczny wspólnik nie dostarczy takiego certyfikatu, spółka z o.o. – nawet jeżeli posiada informacje o rezydencji podatkowej tego wspólnika – nie może pobrać podatku od dywidendy z zastosowaniem korzystniejszych reguł.

Zaliczka a obowiązki księgowe

Wypłata zaliczki na poczet dywidendy musi być odpowiednio ujęta w księgach rachunkowych, a także uwzględniona w sprawozdaniu finansowym. Z uwagi na ewentualną konieczność zwrotu, w księgach zaliczka ta może być prezentowana jako należność spółki od wspólników – aż do momentu zatwierdzenia rocznego sprawozdania i ostatecznej decyzji o podziale zysku.

Zaliczka na poczet dywidendy to elastyczne narzędzie, które może poprawić płynność finansową wspólników w trakcie roku. Aby jednak uniknąć ryzyka odpowiedzialności i konieczności zwrotu wypłaconych środków, należy skrupulatnie przestrzegać przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz zadbać o zapisy w umowie spółki. Warto także pamiętać, że decyzja o wypłacie zaliczek powinna być poprzedzona rzetelną analizą sytuacji finansowej spółki – najlepiej z udziałem doradcy prawnego i podatkowego.

Klaudia Frankowska