Przygotowanie do przekształcenia JDG w spółkę z o.o. Kluczowe kwestie do rozważenia.
Podjęcie decyzji o przekształceniu w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to duża zmiana dla przedsiębiorcy, która podyktowana jest często chęcią reorganizacji swojego biznesu, skorzystania z innych zasad opodatkowania czy ograniczeniem osobistej odpowiedzialności za zobowiązania firmy. Żeby sprawnie przeprowadzić całą procedurę przekształcenia JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością warto jest się do tego odpowiednio przygotować. Pozwoli to uniknąć nieoczekiwanych komplikacji, jak również przyspieszy cały proces. Z naszego artykułu dowiesz się, na co warto zwrócić uwagę przed przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Kontynuacja umów, zezwoleń czy koncesji
Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych pozwala na kontynuację jego działalności. Co do zasady, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością która powstanie w wyniku przekształcenia JDG, wstępuje więc we wszystkie prawa i obowiązki przekształcanego przedsiębiorcy. Oznacza to, że wszystkie umowy, kredyty, leasingi czy zezwolenia przechodzą na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednakże są od tej zasady wyjątki. Po pierwsze, w umowie z naszym kontrahentem może znaleźć się informacja, że dokonanie przekształcenia wymaga jego zgody. Takie zapisy są często spotykane w umowach kredytowych. Jest to przeważanie podyktowane faktem, że przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zmienia zasady jego odpowiedzialności za zobowiązania firmy. Warto jest więc dokładnie przeanalizować wszystkie zawarte umowy i ustalić, czy będziemy potrzebowali zgody na dokonanie przekształcenia. Jej nieuzyskanie może skutkować wypowiedzeniem umowy.
Dokładnej analizie warto również poddać zezwolenia, koncesje czy decyzje administracyjne, których podmiotem jest przedsiębiorca. Większość z nich przejdzie na spółkę przekształconą, są jednak takie które w wyniku przekształcenia nie przechodzą z mocy prawa. Taka sytuacja ma miejsce m.in. w przypadku licencji na przewóz osób, która musi zostać przeniesiona na spółkę przekształconą w drodze decyzji organu.
Zdobądź największe kompendium wiedzy i wykorzystaj je w praktyce! Niemal 1000 pytań i odpowiedzi na temat spółki z o.o.
Dotacje i subwencje
Przy przekształceniu przedsiębiorcy dokładnej analizie trzeba poddać również wszystkie dotacje czy subwencje finansowe otrzymane przez przedsiębiorcę (np. od PFR czy BGK). W większości przypadków konieczne będzie uzyskanie zgody odpowiedniej instytucji na dokonanie przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w czasie obowiązywania umowy oraz w tzw. okresie trwałości projektu. Warto jest więc dokładnie zapoznać się z postanowieniami umowy jak również regulaminami danego projektu.
NIP, VAT oraz kasa fiskalna
Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością tym różni się od innych przekształceń, że spółka z o.o. powstała w wyniku przekształcenia JDG ma inny numer NIP niż przekształcany przedsiębiorca. Oznacza to, że z dniem przekształcenia, czyli wpisu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zostanie jej nadany nowy numer NIP. Co za tym idzie, spółka przekształcona będzie musiała dokonać nowego zgłoszenia do VAT. Kwestia nowego NIP jest bardzo istotna, ponieważ wymaga dokonania zmian w programach do fakturowania, poinformowania kontrahentów o nowych danych, jak również wymiany modułów w kasie fiskalnej. Kwestie te są szczególnie istotne w przypadku firm, które prowadzą sprzedaż ciągłą. W takiej sytuacji warto jest wcześniej zaplanować powyższe czynności, co pozwoli na płynne kontynuowanie działalności po przekształceniu. Bez zmian pozostaje natomiast numer Regon.
Nieruchomości rolne
Jeżeli przekształcany przedsiębiorca jest właścicielem nieruchomości rolnych, które wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej i nieruchomości te mają stać się własności przekształconej spółki z o.o. należy pamiętać o prawie nabycia tych nieruchomości przez Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa. Jest to szczególnie istotne dla firm, których działalność opiera się na tych nieruchomościach. Prawo nabycia nie ma zastosowania do nieruchomości rolnych o powierzchni poniżej 0,3 ha. Co ważne w przypadku nieruchomości o powierzchni większej niż 0,3 ha, jeżeli nieruchomości rolne stanowią jedynie jej część i mają powierzchnie mniejszą niż 0,3 ha wówczas KOWR nie przysługuje prawo nabycia.
Sprawozdanie finansowe oraz inne kwestie rachunkowo – podatkowe
Jednym z załączników do planu przekształcenia, który należy sporządzić przed przekształceniem, jest sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe do celów przekształcenia musi zostać sporządzone na dowolny dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Może to być szczególnie problematyczne w przypadku, gdy przedsiębiorca prowadził swoją dotychczasową ewidencję księgową w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów – nie miał więc wcześniej obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych. W takim przypadku warto przed przekształceniem ustalić wszystkie kwestie dotyczące planowanego przekształcenia z osobą, która zajmowała się prowadzeniem spraw księgowych przedsiębiorcy, jak również z doradcą podatkowym, bowiem przekształcenie powoduje także szereg skutków podatkowych. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule 10 najczęściej popełnianych błędów przy przekształceniu w spółkę z o.o.
Należy również pamiętać, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od dnia przekształcenia konieczne więc będzie prowadzenie pełnej księgowości, co jest dużą zmianą dla mniejszych przedsiębiorców, którzy przed przekształceniem rozliczali się w oparciu o księgę przychodów i rozchodów.
Wybór biegłego rewidenta
Plan przekształcenia JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością musi zostać zbadany przez biegłego rewidenta. Biegły ten jest wyznaczany przez sąd rejestrowy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby we wniosku do sądu o wyznaczenie biegłego wskazać konkretną osobę - sądy w większości przypadków przychylają się do wniosku o wyznaczenie wskazanego biegłego. Takie rozwiązanie pozwala wcześniej ustalić szczegóły współpracy z konkretną osobą, jak również przekazać jej niezbędne dokumenty, co znacząca skraca czas badania planu przekształcenia.
Ustalenie dnia przekształcenia
Nie jest dobry rozwiązaniem pozostawienie wyboru daty przekształcenia uznaniu sądu rejestrowemu. Powstanie spółki przekształconej już samo w sobie powoduje szereg konsekwencji księgowych i podatkowych, dlatego najczęściej jest ono dokonywane na pierwszy dzień miesiąca. Przekształcenie działalności gospodarczej w środku miesiąca spowoduje jeszcze więcej pracy i rozliczeń spowodowanych chociażby koniecznością dzielenia przychodów i kosztów sprzed przekształcenia i po jego dokonaniu.
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. - procedura
Jednoosobowa działalność gospodarcza może zostać przekształcona w jednoosobową spółkę kapitałową np. spółkę z o.o. na mocy swobodnej decyzji przedsiębiorcy. Aby przekształcić JDG w spółkę konieczne jest dopełnieniu obowiązków wskazanych w kodeksie spółek handlowych. W pierwszej kolejności konieczne jest sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy, które wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Do planu przekształcenia należy dołączyć projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, sprawozdanie finansowe sporządzone do celów przekształcenia, wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego oraz projekt aktu założycielskiego. Po sporządzeniu planu przekształcenia przedsiębiorcy podlega on badaniu przez biegłego rewidenta. Po złożeniu przez biegłego opinii z badania planu przekształcenia w sądzie przedsiębiorca przekształcany składa w formie aktu notarialnego oświadczenie o przekształceniu JDG w spółkę oraz o zawarciu umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym samym dokumencie dochodzi również najczęściej do wyboru członków organów spółki przekształconej - zarządu oraz rady nadzorczej (jeśli przedsiębiorca decyduje się na jej powołanie).
Następnie do sądu rejestrowego składany jest wniosek o wpis przekształcenia, który podpisują wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę następuje z dniem rejestracji spółki przekształconej w krajowym rejestrze sądowym (dzień przekształcenia). Należy pamiętać również o tym, że choć przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę powinno zostać zgłoszone bezpośrednio do CEIDG przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego, to czasem może to trwać bardzo długo. Wtedy lepiej jest dokonać takiego zgłoszenia samodzielnie.
Jak zostało wskazane, spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształconego. Od dnia wpisu przekształcenia wcześniej prowadzoną działalnością gospodarczą będzie już kontynuować spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Odpowiednie przygotowanie się do procedury przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością pozwala na jej szybkie i sprawne przeprowadzenie, jak również uniknięcie nieplanowanych komplikacji. Jeżeli rozważasz przekształcenie swojej firmy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zapraszamy do kontaktu z doradcami z Kancelarii PragmatIQ, którzy posiadają bogate doświadczenie w przeprowadzaniu przekształceń i pomogą Ci sprawnie przejść przez całą procedurę zarówno od strony prawne, jak i podatkowej.
Marta Żminkowska
