Kiedy warto rozważyć przekształcenie w spółkę z o.o.?

Wybrana na początku prowadzenia działalności gospodarczej forma prawna z czasem może okazać się nie tak dobra jak się to początkowo wydawało. Z naszego wieloletniego doświadczenia w obsłudze przedsiębiorców wiemy, że jest wiele czynników, które mogą stanowić motywację do podjęcia decyzji o przekształceniu. Poniżej przedstawiamy kilka najpopularniejszych powodów, dla których warto przekształcić się w spółkę z o.o.

Chęć ograniczenia składek ZUS w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością 

Obowiązek opłacania przez wspólnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu udziału w spółce z o.o. zależy od tego, czy jest on jedynym wspólnikiem w spółce. Wspólnik jednoosobowej spółki zobowiązany będzie do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne na równi z sytuacją prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. W przypadku wieloosobowej spółki z o.o. wspólnicy nie mają co do zasady obowiązku opłacania jakichkolwiek składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Co ważne Sąd Najwyższy orzekł, że nawet w sytuacji gdy jeden wspólnik ma 99% udziałów, a drugi tylko 1%, nie ma obowiązku opłacania składek ZUS przez wspólników spółki z o.o. W porównaniu do jednoosobowej działalności gospodarczej, spółek osobowych czy spółek cywilnych, w których wspólnicy mają obowiązek opłacania składek ZUS, brak tego obowiązku dla wspólników spółki z o.o. może być jedną z przesłanek przemawiających za przekształcenia.

Możliwość skorzystania ze stawki 9% CIT w spółce z o.o. 

Od 1 stycznia 2019 r. po spełnieniu określonych warunków istnieje możliwość zastosowania przez spółki z o.o. obniżonej stawki CIT w wysokości 9%. Należy jednak mieć na uwadze, że przez pewien okres po przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej lub spółki niebędącej podatnikiem CIT w spółkę z o.o. skorzystanie ze stawki 9% nie jest możliwe. 

Możliwość skorzystania z tzw. CIT estońskiego w spółce z o. o. 

W sytuacji, gdy spółka zamierza prowadzić w kolejnych latach inwestycje, warto rozważyć przekształcenie w spółkę z o.o.  ze względu na możliwość skorzystania z tzw. CIT estońskiego. Rozwiązanie to zakłada brak powstania obowiązku podatkowego w CIT tak długo, jak wypracowany przez spółkę zysk będzie reinwestowany. Więcej na temat korzyści, jakie może przynieść spółce z o.o. tzw. CIT estoński można dowiedzieć się z naszego artykułu CIT estoński w spółce z o.o. 

Brak daniny solidarnościowej w spółce z o.o. 

Opodatkowaniu daniną solidarnościową w wysokości 4% podlega nadwyżka dochodów ponad kwotę 1 mln zł, pomniejszona o zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne. Jednakże w przeciwieństwie do dochodów osiąganych za pośrednictwem spółek osobowych, spółek cywilnych czy z jednoosobowej działalności gospodarczej w podstawę opodatkowania daniną solidarnościową nie wliczają się m.in. dochody z dywidend wypłacanych przez spółki z o.o. W związku z tym wypłata dywidendy na rzecz wspólnika spółki z o.o. nie podlega opodatkowaniu daniną solidarnościową. 

Potrzeba oddzielenia majątku osobistego od majątku spółki z o.o.

W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej często majątek osobisty przedsiębiorcy jest również jego majątkiem firmowym. Utrudnia to prowadzenie księgowości, dokonywanie rozliczeń, odpisów amortyzacyjnych. Przekształcając jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością osiągniemy oddzielenie majątku spółki od osobistego. Spółka kapitałowa, do grona których zaliczana jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, posiada bowiem odrębny od jej wspólników majątek i prowadzi swoją księgowość.

Natomiast w spółce cywilnej nie występuje „majątek spółki” jako taki, ponieważ spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem prawa – nie ma osobowości prawnej ani zdolności prawnej. Formalnie to wspólnicy (osoby fizyczne lub prawne) są stronami umów, właścicielami majątku i podatnikami. Majątek wykorzystywany w działalności spółki cywilnej stanowi współwłasność łączną wspólników. W praktyce majątek „spółki cywilnej” to po prostu wspólny majątek wspólników – nie istnieje oddzielna masa majątkowa przypisana wyłącznie do spółki jako odrębnego bytu. Zatem również w przypadku spółki cywilnej, przekształcenie w sp. z o.o. umożliwi wyraźne wyodrębnienie majątku spółki od majątków prywatnych wspólników.

Prowadzenie działalności obarczonej dużym ryzykiem

W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej całe ryzyko z tym związane obciąża przedsiębiorcę. Bez ochrony pozostaje także majątek wspólników spółki cywilnej, którzy odpowiadają solidarnie i całym swoim majątkiem osobistym za zobowiązania spółki. Oznacza to, że w razie problemów finansowych spółki cywilnej, wierzyciele mogą sięgnąć bezpośrednio do majątku prywatnego każdego ze wspólników. Także w przypadku spółki jawnej, w razie kłopotów finansowych spółki, odpowiedzialność za jej zobowiązania ponoszą jej wspólnicy – podobnie jak ma to miejsce w przypadku komplementariuszy sp.k. i S.K.A.

Sposobem na ograniczenie tego ryzyka może być założenie spółki z o.o., która pozwala na ograniczenie odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki. Co ważne nawet jeżeli na początku prowadzenia działalności gospodarczej nie została wybrana spółka z o.o. to nie ma przeszkód aby dokonać zmiany i przekształcić swoją działalność, prowadzoną ze wspólnikami spółkę cywilną lub spółkę osobową w spółkę z o.o. W wyniku przekształcenia spółce przekształconej przysługują wszelkie prawa i obowiązki przekształcanego podmiotu, a już po 3 latach od przekształcenia, wspólnicy sp. z o.o. mogą cieszyć się ograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania spółki.

Przygotowanie do sprzedaży firmy a przeobrażenie w spółkę z o.o.

Spółka z o.o. jest optymalną formą działalności w razie planów sprzedaży firmy. Ze względu na możliwość sprzedaży części udziałów posiadanych przez wspólnika spółka z o.o. zapewnia elastyczność w zakresie przejmowania kontroli nad spółką przez inwestora. Strony umowy mogą ustalić, że po spełnieniu określonych warunków wskazanych w dokumentach transakcyjnych inwestor nabędzie część udziałów, których pakiet sukcesywnie będzie powiększany w ramach dalszych etapów przejęcia firmy.

W razie sprzedaży przedsiębiorstwa prowadzonego w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne byłoby wskazanie wszelkich składników majątku przedsiębiorcy, które podlegają sprzedaży, „przenoszenie” umów z kontrahentami i klientami, ponowne występowanie o decyzje administracyjne, które w chwili sprzedaży mogłyby wygasnąć. Podobnie wygląda sytuacji w przypadku sprzedaży spółki cywilnej. Z uwagi na to, że spółka cywilna nie posiada własnego, odrębnego majątku, konieczne jest przeniesienie każdego składnika majątku z osobna, co jest skomplikowane, czasochłonne i generuje ryzyka prawne.

Tymczasem sprzedaż udziałów w spółce z o.o. nie wpływa negatywnie na sytuację spółki, która po zmianie jej wspólników pozostaje stroną wszelkich umów oraz decyzji administracyjnych, które jej dotyczyły. Jest to bardzo istotne dla potencjalnego inwestora.

Co również istotne, przychód ze sprzedaży udziałów w spółce z o.o. zasadniczo podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT lub CIT) według zryczałtowanej stawki 19%. Tymczasem dochód ze sprzedaży ogółu praw i obowiązków w spółce jawnej podlega opodatkowaniu według skali podatkowej, czyli z zastosowaniem stawki 17% i 32%, nawet w przypadku, gdy bieżące dochody z działalności spółki były rozliczane przez wspólnika według stawki liniowej.

Przygotowanie do sukcesji w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Transformacja w spółkę z o.o. może być ważnym elementem planowania sukcesji firmy. W przypadku śmierci wspólnika do spółki z o.o. mogą przystąpić jego spadkobiercy, a działalność spółki może być kontynuowana w sposób niezakłócony.

Przeobrażenie w spółkę z o.o. może być także korzystne w sytuacji wprowadzenia do spółki zewnętrznego menedżera zarządzającego firmą, który pozwoli właścicielowi na stopniowe wycofanie się z biznesu. Zbudowanie struktury, w której spadkobiercy właściciela jako wspólnicy spółki z o.o. mogą decydować o najważniejszych sprawach dla spółki, jednocześnie powierzając prowadzenie bieżącej działalności menedżerowi, może być korzystne zarówno dla spółki, jak i rodziny pierwotnego właściciela.

W każdy z opisanych wyżej przypadków ważne jest to, aby odpowiednio i możliwie najbardziej jednoznacznie sformułować umowę spółki w tym zakresie tak, aby uniknąć ewentualnych wątpliwości ze strony spadkobierców co do kompetencji menagera i wspólników spółki.

Możliwość funkcjonowania w formie spółki jednoosobowej

Spółka z o.o. może być jednoosobową spółką kapitałową. Tym samym przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, który chce ograniczyć osobistą odpowiedzialność w prowadzonym biznesie, może dokonać przekształcenia w spółkę z o.o. bez konieczności wprowadzania do spółki drugiego wspólnika. Szerzej o tym co wiąże się z posiadaniem jednoosobowej spółki z o.o. możesz przeczytać w naszym artykule Jakie komplikacje wynikają z posiadania jednoosobowej spółki z o.o.?

Kiedy warto rozważyć przekształcenie w sp. z o.o. – reorganizacja firmy

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie idealną formą prowadzenia biznesu dla przedsiębiorców planujących działania reorganizacyjne w firmie. O ile ogół praw i obowiązków w spółkach osobowych jest niepodzielny i nie ma możliwości zbycia części takiego „udziału”, to w spółce z o.o. wspólnik może zbyć część posiadanych udziałów. Spółka z o.o. gwarantuje w tym zakresie sporą elastyczność w formowaniu składu osobowego spółki.

Dofinansowywanie spółki z o. o. pożyczkami od wspólników

W przypadku przekształcenia w spółkę z o.o. warto wziąć pod uwagę możliwość uzyskiwania finansowania dla spółki z innych źródeł, zwłaszcza jeśli spółka z o.o. miałaby uzyskać środki z pożyczek udzielonych przez jej wspólników. Pożyczki udzielane do spółek z o.o. przez wspólników podlegają zwolnieniu z podatku PCC, podczas gdy pożyczki udzielane przez wspólników spółek osobowych są opodatkowane i należy zgłosić ten fakt do właściwego urzędu skarbowego.

Jak przebiega proces przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Jakiekolwiek przekształcenie, zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej czy też innej spółki handlowej, powinno być poprzedzone szczegółową analizą aktualnego stanu prawnego prowadzonej działalności, zawartych w ramach jej wykonywania umów z kontrahentami oraz statusu uzyskanych decyzji administracyjnych i związanej z tym możliwości bezproblemowego kontynuowania i prowadzenia działalności.

Kolejny etap przekształcenia polega na przygotowaniu niezbędnej dokumentacji, tj. projektu planu przekształcenia, uchwały lub oświadczenia o przekształceniu oraz umowy spółki z o.o. Konieczne będzie również przygotowanie sprawozdania finansowego jako załącznika do planu przekształcenia. Na tym etapie powinny też zostać ustalone podstawy i zasady przyszłej organizacji i struktury przekształconej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: wybór członków organów spółki przekształconej, wskazany powinien zostać jej kapitał zakładowy, a także ustalić należy ustalić ile udziałów będą mieli poszczególni wspólnicy spółki. Kapitał zakładowy sp. z o.o. powinien wynosić co najmniej 5.000 złotych.

Jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to zdecydowanie najprostsza forma prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej. Charakteryzuje się ona jednak pełną odpowiedzialnością przedsiębiorcy za zaciągnięte zobowiązania. Z tego powodu zawsze warto rozważyć przemianę w spółkę z o.o., której jedną z zalet jest zabezpieczenie prywatnego majątku wspólników.

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej polega na podjęciu szeregu czynności, które należy wykonać w odpowiedniej kolejności. Pierwszym krokiem jest przygotowanie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Przy przekształceniu przedsiębiorcy, zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, powstaje obowiązek badania planu przekształcenia przez biegłego rewidenta. Po uzyskaniu opinii biegłego rewidenta, którą składa on do sądu rejestrowego, konieczne jest złożenie przez przedsiębiorcę prowadzącego we własnym imieniu działalność gospodarczą oświadczenia o przekształceniu. Przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej zarówno plan przekształcenia jak i oświadczenie o przekształceniu muszą zostać sporządzone w formie aktu notarialnego. Zaznaczyć należy, że złożenie przez przedsiębiorcę oświadczenia o przekształceniu zastępuje czynność zawarcia umowy spółki.

Powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przekształcenie przedsiębiorcy zawsze dotyczy przekształcenia w jednoosobową spółkę kapitałową, dopiero po rejestracji spółki przekształconej w KRS mogą przystąpić do niej nowi wspólnicy.

Przekształcenie spółki cywilnej w sp. z o.o.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to proces, który pozwala kontynuować działalność firmy w nowej, bardziej bezpiecznej i profesjonalnej formie prawnej. Co istotne, przekształcenie nie powoduje likwidacji firmy ani przerwania jej funkcjonowania – działalność jest kontynuowana, ale pod postacią spółki z o.o., która przejmuje cały majątek, zobowiązania i kontrakty dotychczasowej spółki cywilnej.

Proces rozpoczyna się od przygotowania planu przekształcenia. Warto jednak podkreślić, że w przypadku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. nie ma obowiązku badania planu przez biegłego rewidenta, co znacząco przyspiesza cały proces oraz obniża jego koszty. Ponadto, w spółce cywilnej, w której wszyscy wspólnicy prowadzą sprawy spółki, możliwe jest skorzystanie z tzw. uproszczonej procedury przekształcenia. Zaleta uproszczonego przekształcenia jest brak wymogu sporządzenia planu przekształcenia, co łączy się z mniejszą liczbą dokumentów podpisywanych przez wspólników w związku z przekształceniem. Konieczne jest natomiast przygotowanie załączników do planu przekształcenia wskazanych w Kodeksie spółek handlowych.

Kolejnym krokiem jest podjęcie uchwały o przekształceniu. Wspólnicy podejmują wspólną decyzję o przekształceniu spółki, ustalają m.in. wysokość kapitału zakładowego nowej spółki, skład zarządu i inne istotne elementy dotyczące funkcjonowania spółki z o.o. Podjęcie uchwały o przekształceniu w formie aktu notarialnego zastępuje zawarcie umowy spółki z o.o.

Na końcu procesu składa się wniosek o wpisanie przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Z chwilą rejestracji spółki z o.o. w KRS przekształcenie staje się skuteczne. Nowa spółka automatycznie wchodzi we wszystkie prawa i obowiązki poprzedniej spółki cywilnej – nie ma potrzeby przenoszenia umów, koncesji, numerów identyfikacyjnych czy zezwoleń. Firma może dalej funkcjonować pod tą samą nazwą (z dopiskiem „sp. z o.o.”), a jej działalność nie zostaje w żaden sposób przerwana.

Cały proces przekształcenia jest stosunkowo prosty i – przy dobrze przygotowanych dokumentach – może zająć od kilku tygodni do około dwóch miesięcy. Jest to rozwiązanie szczególnie warte rozważenia w sytuacji, gdy wspólnicy myślą o rozwoju firmy, ochronie majątku prywatnego lub planują sprzedaż przedsiębiorstwa.

Więcej na temat spółki cywilnej przeczytasz na naszym portalu Doradzamy.to w artykule Spółka cywilna – czym jest i jak ją założyć?.

Przekształcenie w spółkę z o.o. – przekształcenie spółki osobowej

Każdą spółkę osobową można przekształcić w spółkę kapitałową, w tym spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W większości przypadków konieczne jest do tego przygotowanie planu przekształcenia spółki przez wspólników uprawnionych do prowadzenia spraw spółki. Plan ten musi zostać przedstawiony pozostałym wspólnikiem z odpowiednim wyprzedzeniem przed planowanym dniem podjęcia uchwały. Następnie wspólnicy podejmują uchwałę w sprawie przekształcenia spółki. Do przekształcenia konieczne jest również powołanie zarządu spółki z o.o.

Wspólnicy spółki przekształcanej stają się wspólnikami nowopowstałej spółki z o.o. z chwilą wpisu przekształcenia spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Po wpisie przekształcenia Krajowym Rejestrze Sądowym sąd ten z urzędu wykreśli spółkę osobową z rejestru.

Przekształcenie w spółkę z o.o. – przekształcenie innej spółki kapitałowej

Jeszcze inne zasady obowiązują w przypadku przekształcenia innej spółki kapitałowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Innymi spółkami kapitałowymi, które można przekształcić w sp. z o.o. są prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna.

W przypadku przekształcenia spółki kapitałowej, plan przekształcenia spółki przygotowuje zarząd spółki przekształcanej. Dodatkowo, w przeciwieństwie do przekształcenia przedsiębiorcy do przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma obowiązku uzyskania opinii biegłego rewidenta.

W przypadku przekształcenia spółki kapitałowej należy pamiętać, że:

• za przekształceniem spółki muszą zagłosować wspólnicy reprezentujący co najmniej połowę kapitału zakładowego, większością trzech czwartych głosów, chyba że umowa albo statut spółki przekształcanej przewiduje warunki surowsze;
• spółka przekształcana musi mieć zatwierdzone sprawozdania finansowe co najmniej za dwa ostatnie lata obrotowe lub cały okres działalności spółki nieobjęty rocznym sprawozdaniem finansowym jeżeli spółka przekształcana prowadziła działalność przez okres krótszy niż dwa lata,
• przekształcana spółka akcyjna musi mieć całkowicie pokryty kapitał zakładowy;
• kapitał zakładowy spółki przekształconej nie może być niższy od kapitału zakładowego albo kapitału akcyjnego spółki przekształcanej.

Podobnie jak w przypadku spółek osobowych, wspólnicy spółki przekształcanej stają się wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z momentem ujawnienia wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jakie są koszty przekształcenia w sp. z o.o.? 

Wbrew powszechnej opinii, przekształcenie w spółkę z o.o. nie jest procesem kosztownym, zwłaszcza jeśli uwzględni się korzyści, jakie przynosi ta zmiana – przede wszystkim ochronę majątku prywatnego wspólników, uporządkowaną strukturę i większą wiarygodność firmy na rynku.

Na koszty przekształcenia składa się m.in. wynagrodzenie biegłego, którego zaangażowanie w proces przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest obowiązkowe. Warto pamiętać jednak, że przedsiębiorca może sam znaleźć biegłego rewidenta i ustalić z nim warunki finansowe badania planu przekształcenia, a KRS zazwyczaj przychyla się do wniosku o wyznaczenie biegłego wskazanego przez przedsiębiorcę we wniosku. Jednak wspólnicy spółki cywilnej, którzy chcą przekształcić prowadzoną przez siebie działalność w sp. z o.o. nie muszą uwzględniać tego kosztu, ponieważ ustawodawca w tym przypadku nie przewidział obowiązku badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.

Przekształcany przedsiębiorca, czy też wspólnicy spółki cywilnej mogą mieć również wpływ na wysokość podatku PCC jaki będzie do zapłaty w związku z przekształceniem. Podatek od czynności cywilnoprawnych wynosi 0,5% od kapitału zakładowego spółki z o.o. Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5.000 złotych, zatem przekształcając działalność należy ustalić wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o. na dowolnym poziomie powyżej tej kwoty. Od tego jaką decyzje odnośnie wysokości kapitału zakładowego spółki z o.o. podejmie przedsiębiorca, czy też wspólnicy spółki cywilnej zależeć będzie wysokość PCC do zapłaty w związku z przekształceniem. Warto podkreślić, że w przypadku przekształcenia spółki cywilnej w sp. z o.o. możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z PCC w części, która podlegała wcześniej opodatkowaniu jako wkład do spółki cywilnej. Przykładowo jeżeli wspólnicy s.c. wnieśli do niej wkłady w wysokości 2.000 zł, a kapitał zakładowy sp. z o.o. ustalą na minimalnym poziome 5.000 zł, to konieczne będzie uiszczenie podatku w wysokości 0,5% jedynie od kwoty 3.000 zł.

Jeśli zastanawiasz się nad zmianą formy prawnej swojej firmy zapraszamy do kontaktu  z doświadczonymi doradcami z Kancelarii PragmatIQ, którzy wyjaśnią wszelkie kwestie z tym związane, a także kompleksowo przeprowadzą cały proces.

Michał Walczak

Karolina Kulińska-Polak