Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. – na co zwrócić uwagę?
Każdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną, prowadzący swoją firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, który zamierza dokonać przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością powinien się odpowiednio przygotować do tego przedsięwzięcia. Przekształcenie polega w rzeczywistości na wykonaniu w odpowiedniej kolejności oraz formie szeregu czynności opisanych w kodeksie spółek handlowych. O tym jakie są to czynności i na co należy zwrócić szczególną uwagę dowiesz się z naszego artykułu.
Po co przekształcić się w sp. z o.o.?
Zabezpieczenie majątku prywatnego przedsiębiorcy, możliwość pozyskania nowego inwestora, możliwość sprzedaży części biznesu, przygotowanie firmy do sukcesji to tylko niektóre w wielu korzyści jakieś może przynieść przekształcenie JDG w sp. z o.o. Wszystkie korzyści z prowadzenia firmy w formie spółki z o.o. omawiamy w artykule W jakich sytuacjach warto przekształcić się w spółkę z o.o.?
Przekształcenie w spółkę z o.o. może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których obciążenia publicznoprawne znacząco się zwiększyły w wyniku wejścia w życie Polskiego Ładu, o czym można dowiedzieć się z naszego artykułu Spółka z o.o. rozwiązaniem na Polski Ład? Szczególne korzyści mogą odnieść przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na przekształcenie w sp. z o.o. i wejście w tzw. estoński CIT. Więcej o tych korzyściach można dowiedzieć się z naszego artykułu Spółka z o.o. na estońskim CIT – czy się opłaca?
Podpisanie planu przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.
Jednym z pierwszych etapów przekształcenia jest przygotowanie sprawozdania finansowego, na podstawie którego sporządzony zostanie plan przekształcenia. Sprawozdanie finansowe przygotowuje się na podstawie danych zawartych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na podstawie sprawozdania finansowego możliwe jest przygotowanie planu przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Plan przekształcenia w sp. z o.o. sporządzany jest w formie aktu notarialnego. Aby przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą, plan przekształcenia zawierać powinien między innymi projekt oświadczenia o przekształceniu, aktu założycielskiego spółki oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.
Przygotowany plan przekształcenia w sp. z o.o. musi zostać zbadany przez biegłego rewidenta, którego wyznacza KRS, dlatego warto odpowiednio wcześniej złożyć do sądu wniosek o wyznaczenie biegłego. We wniosku warto wnieść o wyznaczenie konkretnego biegłego rewidenta co może przyspieszyć wydanie przez biegłego opinii, a tym samym także skrócić proces przekształcenia w sp. z o.o. Na wyznaczenie biegłego zazwyczaj oczekuje się ok. 2 tygodni, natomiast sam biegły rewident na wydanie opinii ma 2 miesiące (ten maksymalny termin określa kodeks spółek handlowych).
Zastanawiasz się jak jest opodatkowana spółka z o.o.? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w naszych książkach, w których szczegółowo omówiliśmy prawo podatkowe spółki z o.o.
Złożenie oświadczenia o przekształceniu jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o.
Po wydaniu opinii przez biegłego rewidenta, przedsiębiorca może złożyć właściwe oświadczenie o przekształceniu, co jest równoznaczne z podpisaniem aktu założycielskiego spółki z o.o. W oświadczeniu powinno się wskazać m.in. członków organów spółki przekształconej oraz wysokość jej kapitału zakładowego. Można w nim również wskazać zakres praw, które zostały przyznane przedsiębiorcy w związku z jego przekształceniem.
Następnie pozostaje już tylko złożyć odpowiedni wniosek do sądu rejestrowego i oczekiwać na zarejestrowanie przekształcenia przedsiębiorcy w sp. z o.o. Przedsiębiorca stanie się z dniem przekształcenia jedynym wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przekształcona spółka przejmie zaś z tym dniem obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego.
Lista czynności technicznych jakie należy wykonać przy przekształceniu JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
Przekształceniu przedsiębiorcy towarzyszy więc szereg czynności technicznych, które muszą zostać odpowiednio przeprowadzone. Zanim jednak te wszystkie opisane powyżej czynności zostaną przeprowadzone, a w szczególności zanim przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o zostanie zarejestrowane w KRS należy przeprowadzić audyt przekształcanego przedsiębiorstwa i zweryfikować, w szczególności następujące kwestie:
1. Umowy z kontrahentami
Przed przekształceniem w spółkę z o.o. należy przeanalizować treść umów zawartych przez przedsiębiorcę i sprawdzić, czy nie zawierają one postanowień zobowiązujących do zawiadomienia lub uzyskania zgody kontrahenta na planowane przekształcenie. Zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego mogą mieć duże znaczenie dla działalności spółki przekształconej. Niedopełnienie obowiązku poinformowania lub uzyskania zgody na przekształcenie może w niektórych przypadkach skutkować rozwiązaniem umowy.
2. Kredyty, leasingi, rachunki bankowe
Spółka z o.o. powstała w wyniku przekształcenia z mocy prawa staje się stroną wszelkich umów kredytu oraz leasingu, które zostały zawarte przez przedsiębiorcę. Najczęściej niezbędne będzie poinformowanie banku lub instytucji finansującej o zamiarze przekształcenia albo przesłanie zawiadomienia o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę z o.o. zaraz po rejestracji przekształcenia. Zdarza się jednak, że konieczne będzie uzyskanie zgody banku lub instytucji finansującej na planowane przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a brak takiej zgody może skutkować nawet wypowiedzeniem umowy kredytu w związku z jej naruszeniem.
Po rejestracji przekształcenia powinna nastąpić aktualizacja danych podmiotu będącego właścicielem rachunku bankowego ze wskazaniem danych nowej spółki. W niektórych przypadkach, ze względu na zmianę numeru NIP po przekształceniu, powstała w wyniku przekształcenia spółka kapitałowa zmuszona może być do założenia nowego rachunku bankowego.
3. Decyzje administracyjne, koncesje, zezwolenia, dotacje
Podobnie jak w przypadku umów z kontrahentami, analizy wymagają decyzje administracyjne, koncesje, licencje, zezwolenia oraz dotacje otrzymane przez przedsiębiorcę w czasie prowadzenia działalności gospodarczej. Z mocy prawa spółce przekształconej przysługują wszelkie koncesje, zezwolenia, ulgi oraz uprawnienia wynikające z decyzji administracyjnych, jakimi legitymowała się jednoosobowa działalność gospodarcza, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Oznacza to, że spółka przekształcona pozostaje podmiotem tych decyzji.
Każdorazowo warto jednak zapoznać się z treścią wszystkich posiadanych decyzji administracyjnych. W sytuacjach budzących wątpliwości warto skontaktować się z właściwym urzędem. W praktyce w niektórych przypadkach konieczne może być wystąpienie o wydanie nowej decyzji dla przekształconej spółki z o.o.
Analizy wymagają również dotacje unijne otrzymane przez przedsiębiorcę. W niektórych przypadkach niedopuszczalne jest bowiem przeprowadzenie przekształcenia bez zgody instytucji przyznającej dotację w czasie trwania projektu, na który przedsiębiorca otrzymał dotację, albo w tzw. okresie trwałości. W zależności od rodzaju przyznanej dotacji może być konieczne zawiadomienie o zamiarze przekształcenia, o dokonanym przekształceniu albo uzyskanie zgody na przekształcenie. Dokonanie przekształcenia bez wymaganego zawiadomienia bądź zgody, może się wiązać z koniecznością zwrotu otrzymanej dotacji.
4. Kasy fiskalne
Ze względu na zmianę numeru NIP oraz danych podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, po zakończonym procesie przekształcenia konieczne będzie dokonanie zmiany w kasach fiskalnych przedsiębiorcy. Jest to istotne zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż ciągłą. Warto odpowiednio wcześniej poinformować osobę, która dokona wymiany modułu kasy fiskalnej, aby w dniu na który planowane jest przekształcenie sprawnie dokonała wymiany.
5. Nieruchomości rolne
Przed rozpoczęciem procedury przekształcenia należy również sprawdzić czy przedsiębiorca jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości rolnych. Posiadania nieruchomości rolnych może mieć istotny wpływ na proces przekształcenia.
Mimo, że przepisy ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego wprost stanowią, że uzyskanie zgody Dyrektora Generalnego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa nie jest wymagane w przypadku przekształcenia spółek handlowych to jednak wyłączenie to nie ma zastosowania w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o.o. Należy pamiętać, że każde przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej, w której majątku znajdują się nieruchomości rolne w rozumieniu ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego, które nie mają pozostać w majątku prywatnym przekształcanego przedsiębiorcy, wymaga zgody Dyrektora Generalnego KOWR na przeniesienie nieruchomości rolnej do spółki z o.o. w wyniku przekształcenia. Dokonanie przekształcenia bez zgody, o której mowa powyżej oznacza, że przekształcenie w spółkę z o.o. jest bezwzględnie nieważne.
Ponadto, przepisy zakazują w okresie 5 lat od dnia przekształcenia zbywania nieruchomości rolnej oraz oddawania jej w posiadanie innym podmiotom – czyli np. wydzierżawienia. Dyrektor Generalny KOWR może wyrazić zgodę na zbycie lub oddanie w posiadanie nieruchomości rolnych w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem nabywcy nieruchomości rolnej lub interesem publicznym.
Warto pamiętać jednak, że powyższe ograniczenia nie znajdą zastosowania względem nieruchomości rolnych o powierzchni mniejszej niż 0,3 ha.
Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. skutki podatkowe
Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o.o. rodzi wiele skutków w zakresie prawa podatkowego. Warto zatem wspólnie z doświadczonym doradcą dokładnie przeanalizować skutki planowanych działań. W niektórych przypadkach przekształcenie może być nieopłacalne jeżeli przedsiębiorca ma dużą stratę do rozliczenia. Czasami korzystniejsze może okazać się na przykład założenie nowej spółki w zwykłej procedurze.
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej traktowane jest pod kątem podatkowym jako zawarcie umowy spółki, w związku z czym podczas czynności notarialnych notariusz zobowiązany jest pobrać podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego spółki.
Co po przekształceniu przedsiębiorcy?
Po zarejestrowaniu przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę można rozpocząć działania, prowadzące do wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z centralnej ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG). Od dnia rejestracji w KRS dotychczasowa działalność gospodarcza prowadzone jest w formie spółki z o.o. Należy pamiętać o zgłoszeniu spółki do CRBR, a także o dokonaniu stosownych zgłoszeń do US i ZUS.
Podsumowanie
Każde przekształcenie to skomplikowany proces, w którym nie trudno popełnić błędy, które mogą mieć istotne znaczenia dla przyszłego funkcjonowania przekształconej spółki. O tym jakie są najczęściej popełniane błędy przy przekształceniu w sp. z o.o. można dowiedzieć się z naszego artykuły 10 najczęściej popełnianych błędów przy przekształceniu w spółkę z o.o. Zaznaczyć jednak należy, że podobne problemy mogą pojawić się przy okazji przekształcenia przedsiębiorcy w jakąkolwiek jednoosobową spółkę kapitałową. Jeśli więc zamierzasz przekształcić formę prowadzonej działalności gospodarczej w spółkę, zapraszamy do kontaktu.
Karolina Kulińska-Polak
Andrzej Illukiewicz
Przeczytaj także:
Michał Walczak, Karolina Kulińska-Polak
