Podatki w spółce z o.o. - jak je zoptymalizować? Strategie i praktyczne wskazówki

Czym jest optymalizacja podatkowa w spółce z o.o.?

Optymalizacja podatkowa to termin, który nie ma definicji w żadnej z ustaw podatkowych. Może jednak być rozumiany na różne sposoby. Zasadniczo jednak obejmuje ona działania mające na celu zmniejszenie obciążeń podatkowych podatników.

Co ważne, prawidłowe przeprowadzenie optymalizacji wymaga nie tylko analizy samych przepisów podatkowych. Chcąc zmniejszyć obciążenia podatkowe, trzeba wziąć pod uwagę także to, co może czekać spółkę w przyszłości. Konieczne jest np. oszacowanie przyszłych przychodów i kosztów spółki. Warto także zastanowić się, czy mogą nastąpić zdarzenia, które będą mieć duży wpływ na prowadzenie działalności.

Działania związane z optymalizacją podatkową można podzielić na dwa rodzaje. Pierwszy z nich obejmuje działania prowadzone zgodnie z treścią i celem przepisów. Drugi z kolei polega na unikaniu lub uchylaniu się od opodatkowania.

Unikanie opodatkowania można uznać za czynności zgodne z prawem, jednak sprzeczne z celem przepisów. Polega ono na wykorzystywaniu luk prawnych lub niejasności przepisów. Takie działania mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe, a osiągnięte przez podatnika korzyści — anulowane.

Natomiast uchylanie się od opodatkowania polega na działaniu podatników niezgodnie z przepisami. Można do niej zaliczyć np.:

• niewykazywanie dochodów,
• zawyżanie kosztów,
• celowe niepłacenie podatku,
• podawanie nieprawdziwych informacji.

Legalna optymalizacja podatkowa może być bardzo przydatna przedsiębiorcom. Trzeba jednak pamiętać, że pomiędzy nią a nielegalnym unikaniem lub uchylaniem się od opodatkowania jest czasem cienka granica. Każda decyzja podatników w tym zakresie powinna być zatem poprzedzona dokładną analizą.

Metody optymalizacji podatkowej w spółce z o.o. Jak zgodnie z prawem obniżyć podatek dochodowy?

Usługi na rzecz spółki i powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólników

Jednym ze sposobów na zmniejszenie podatku (w tym CIT) jest świadczenie usług na rzecz spółki przez wspólników. W spółce z o.o. wspólnicy mogą świadczyć usługi przede wszystkim w ramach własnych działalności gospodarczych. Możliwe jest także wprowadzenie powtarzających się świadczeń niepieniężnych.

Powtarzające się świadczenia niepieniężne zostały wskazane w art. 176 KSH. Wspólnicy spółki z o.o. mogą je wykonywać tylko na podstawie umowy spółki. W umowie spółki konieczne jest dokładne i konkretne określenie czynności, które wspólnicy mają wykonywać. Wynagrodzenie powinno być ustalone na poziomie rynkowym. Spółka z o.o. powinna je wypłacać wspólnikom nawet wtedy, gdy nie osiąga zysku.

Świadczenie usług według art. 176 KSH musi być powtarzalne. Ważne jest zatem, zarówno z perspektywy spółki, jak i wspólnika, by nie było ono świadczeniem ciągłym. Usługa ciągła występuje wtedy, gdy nie ma wyraźnych przerw pomiędzy wykonywanymi czynnościami. Wykonywanie usług w sposób ciągły oznacza, że nie da się wyodrębnić ich początku czy zakończenia. Przykładem takich ciągłych świadczeń mogą być opieka nad klientem, wszelkie doradztwo czy też najem.

Wynagrodzenie za powtarzające się świadczenia niepieniężne jest kosztem uzyskania przychodu spółki z o.o. Oznacza to, że w ten sposób spółka może zmniejszyć swoje zobowiązanie z tytułu CIT.

Z kolei po stronie wspólnika wynagrodzenie to jest opodatkowane według skali podatkowej. Oznacza to, że do wysokości dochodu 120 000 zł w roku podatkowym, wspólnik zapłaci jedynie 12% PIT. Dodatkowo będzie mógł skorzystać z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 000 zł. Jednocześnie takie wynagrodzenie w całości nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ważne jednak, by wykonywane świadczenia miały faktycznie charakter powtarzający się, a nie ciągły. W przeciwnym razie ZUS może nakazać opłacanie składek podobnie jak w przypadku umowy zlecenia.

Optymalizacja może polegać także na wynajmie spółce z o.o. majątku prywatnego wspólnika. Co ważne, nie wymaga to prowadzenia przez niego działalności gospodarczej. Wynajem może odbywać się bowiem w ramach tzw. najmu prywatnego. Tak jak w przypadku pozostałych usług, ważne, by czynsz najmu został ustalony na poziomie rynkowym.

Dzięki świadczeniu wskazanych wyżej usług możliwe jest w praktyce jednokrotne opodatkowanie części zysków spółki z o.o. Z jednej strony wynagrodzenie za usługi jest opodatkowane po stronie wspólnika, z drugiej jednak stanowi koszt w spółce. Jest to rozwiązanie korzystniejsze od wypłaty dywidendy ze spółki. W jej przypadku bowiem podatek występuje najpierw na poziomie spółki, a następnie po stronie wspólnika. Jednocześnie wypłacona dywidenda nie stanowi kosztu w spółce, więc nie obniża podatku.

Wprowadzenie i zastosowanie powyższych rozwiązań powinno być zawsze poprzedzone analizą wykonaną najlepiej przez doradcę podatkowego, który będzie w stanie ocenić jakie jest ryzyko, że działania te zostaną zakwestionowane przez organy podatkowe. 

Wynagrodzenie członków zarządu

Innym sposobem na legalne zmniejszenie podatku spółki z o.o. jest przyznanie wynagrodzenia członkom zarządu. Może być ono wypłacane na podstawie:

• umowy o pracę,
• umowy cywilnoprawnej (zlecenie, kontrakt menedżerski),
• powołania.

Niezależnie od podstawy wypłaty wynagrodzenia, może ono stanowić koszt podatkowy spółki. Po stronie wspólnika zawsze będzie ono natomiast opodatkowane według skali podatkowej. Zatem dochody członka zarządu do kwoty 120 000 zł w roku będą opodatkowane stawką 12% PIT. Członek zarządu może skorzystać także z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 000 zł. Trzeba jednak pamiętać, że dochody z tego tytułu łączą się z innymi dochodami opodatkowanymi skalą.

Różnice między powyższymi formami występują natomiast na gruncie składek ZUS. Zawarcie z członkiem zarządu umowy o pracę czy umowy zlecenia wymaga opłacania składek na ogólnych zasadach (składki społeczne i zdrowotna). Korzystniejsze jest pełnienie funkcji zarządczych na podstawie powołania. W tym przypadku nie powstaje bowiem tytuł do ubezpieczenia społecznego. Obowiązkowe jest jedynie ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% wynagrodzenia. Składka zdrowotna nie występuje tylko w sytuacji, gdy członek zarządu nie osiąga z tego tytułu przychodów.

Wypłata wynagrodzenia członkom zarządu (będącym wspólnikami) również jest korzystniejsza od dywidendy. 

Ulga badawczo-rozwojowa

Działalność B+R to działalność nastawiona na pracę twórczą obejmującą badania naukowe oraz prace rozwojowe. Efektem tych działań może być stworzenie nowych lub ulepszenie istniejących produktów, usług czy technologii.

Co ważne, działalność ta musi cechować się innowacyjnością oraz nowatorstwem. Dodatkowo powinna cechować się pewną systematycznością. Pierwszą gałęzią działalności B+R są badania naukowe. Dzielą się one na badania podstawowe i aplikacyjne.

Badania podstawowe mają na celu zdobycie wiedzy o podstawach zjawisk i faktów. Jednocześnie nie są one nastawione na bezpośrednie zastosowanie komercyjne. Badania aplikacyjne są natomiast nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług. Obejmują także wprowadzanie znaczących ulepszeń do istniejących rozwiązań.

Drugim obszarem działalności B+R są prace rozwojowe. Jest to działalność obejmująca zarządzanie wiedzą w celu:

• planowania produkcji,
• projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Ulga badawczo-rozwojowa pozwala na podwójne, a czasem potrójne odliczenie wydatków związanych z taką działalnością. Wydatki te noszą miano kosztów kwalifikowanych. Spółki korzystające z ulgi najpierw rozpoznają koszty na zasadach ogólnych. Następnie koszty kwalifikowane mogą być odliczone jeszcze raz od dochodu.

Natomiast w przypadku wynagrodzeń odliczenie to może zostać dokonane w podwójnej wysokości. Oznacza to, że w najlepszym wypadku korzyść podatkowa może wynieść nawet  38% takich wydatków.

Więcej o tym możesz przeczytać w artykule Ulga B+R – Ulgi dla innowacji | PragmatIQ.

Estoński CIT 

Estoński CIT to alternatywny sposób opodatkowania podatkiem CIT. Pozwala on na odroczenie opodatkowania do czasu wypłaty zysku na rzecz wspólnika. Co więcej, w przypadku wypłaty zysku efektywne opodatkowanie PIT i CIT jest niższe niż na "klasycznym" CIT.

Estoński CIT może być szczególnie opłacalny dla spółki z o.o., której zyski zawsze są podwójnie opodatkowane. Należy jednak pamiętać, o kilku warunkach, których spełnienie jest konieczne do skorzystania z tej preferencji. Spółki z o.o. muszą zwrócić szczególną uwagę na:

• poziom zatrudnienia (zasadniczo minimum 3 etaty), 
• strukturę przychodów (przychody pasywne muszą stanowić mniej niż 50% łącznych przychodów),
• strukturę kapitałową (nie mogą mieć udziałów w innych podmiotach oraz mieć wspólników innych niż osoby fizyczne).

Estoński CIT jest korzystny w szczególności dla spółek, które chcą reinwestować swoje zyski. Dopóki nie wypłacają ich wspólnikom, w zasadzie nie płacą podatku. Nie oznacza to jednak, że forma ta nie jest opłacalna dla spółek, które większość zysków wypłacają wspólnikom. W każdym przypadku bowiem powstaje korzyść wynikająca z niższych stawek podatku.

Więcej o tym możesz przeczytać w artykule Estoński CIT – wady i zalety.

Czy spółka z o.o. ma kwotę wolną od podatku?

Kwota wolna od podatku oznacza dochód osiągnięty w roku podatkowym, od którego nie trzeba płacić podatku. Skorzystać z niej mogą jednak tylko osoby fizyczne. Spółki z o.o., tak jak inni podatnicy CIT, są opodatkowane już od pierwszej zarobionej złotówki. 

Nie oznacza to jednak, że kwota wolna od podatku nie może być wykorzystana w działalności spółki z o.o. Korzystają z niej bowiem np. członkowie zarządu lub wspólnicy spółki, którzy uzyskują przychody z tytułu pełnionych funkcji lub świadczonych usług. Kluczowe jest by przychody te były opodatkowane skalą podatkową. W ich przypadku kwota zmniejszająca podatek to aż 3 600 zł w każdym roku podatkowym.

Czy spółka z o.o. może być małym podatnikiem? 

Standardowa stawka CIT w Polsce wynosi 19%. Po spełnieniu określonych warunków spółki z o.o. mogą jednak skorzystać z obniżonej stawki 9% CIT. Niższa stawka może być jednak stosowana wyłącznie do dochodów innych niż kapitałowe.

Podatek wg stawki 9% mogą płacić podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności lub mają status małego podatnika. Dodatkowo przychody takich spółek nie mogą przekraczać limitu rocznych przychodów, który wynosi 2 000 000 euro netto. Kwotę tę przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy roku podatkowego. Co ważne pod uwagę należy wziąć wszystkie przychody, także kapitałowe i zwolnione z podatku.

Małym podatnikiem jest z kolei spółka, której przychody brutto ze sprzedaży w roku poprzednim nie przekroczyły 2 000 000 euro. Tę wartość należy przeliczyć na złote wg kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego.

Z obniżonej stawki nie mogą natomiast skorzystać podatnicy, którzy powstali w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału. Wyjątkiem jest jedynie przekształcenie podatnika CIT w innego podatnika CIT. Ograniczenia dotyczą także niektórych spółek, do których został wniesiony wkład niepieniężny. W przypadku tych spółek stosowanie stawki 9% CIT jest możliwe dopiero od trzeciego roku podatkowego.

Status małego podatnika uprawnia do korzystania z kolejnych form optymalizacji podatkowej. Oprócz wspomnianej stawki 9% CIT spółka z o.o. może skorzystać m.in. z:

• niższej stawki podatku w estońskim CIT (10% zamiast 20%),
• możliwości wpłaty zaliczek kwartalnych,
• możliwości dokonania jednorazowej amortyzacji,
• wyłączenia z obowiązków w zakresie podatku minimalnego.

Legalna optymalizacja podatkowa w postaci stosowania stawki 9% CIT wpływa na całkowite obciążenie podatkowe zysków wypłacanych ze spółki. W przypadku małych podatników efektywne obciążenie dywidendy wynosi ok. 26%, podczas gdy w przypadku pozostałych — ok. 34%. 

Marta Mędrela

Krzysztof Kaczmarek