Nieodnowienie mandatu członka zarządu sp. z o.o. - jakie może mieć konsekwencje dla spółki?
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. wiąże się nie tylko z możliwością wypłaty dywidendy, ale niekiedy także z wygaśnięciem mandatu członków zarządu spółki. Wielu wspólników sp. z o.o. o tym zapomina i nie przedłuża mandatu na kolejny okres. Z naszego artykułu dowiesz się jakie są tego konsekwencje.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki
Do dnia 30 czerwca spółki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mają obowiązek rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Uchwałę w tym przedmiocie podejmuje zwyczajne zgromadzenie wspólników. Na tym zgromadzeniu wspólnicy decydują także o podziale zysku albo pokryciu straty z poprzedniego roku obrotowego, a także o udzieleniu absolutorium członkom organów spółki.
Więcej na tematy zwyczajnego zgromadzenia wspólników możesz dowiedzieć się z naszego artykułu Kiedy odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników i jakie uchwały na nim podjąć?
Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników z o.o., poza uchwałami wymienionymi wyżej, wspólnicy mogą podejmować także inne uchwały niezwiązane ze sprawozdaniem finansowym spółki.
Mandat i kadencja członka zarządu
Mimo że kadencja i mandat członka zarządu często są używane wymiennie, to nie są to synonimy. Kadencja jest to czas, w jakim dana osoba sprawuje funkcji w organie spółki, natomiast mandat to uprawnienie tej osoby to sprawowania funkcji w organie spółki.
Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Warto zapamiętać, że mandat i kadencja często nie trwają tyle samo. Co do zasady kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych. Zatem kadencja kończy się 31 grudnia danego roku, ale mandat przysługuje do dnia odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które zatwierdza sprawozdanie finansowe za rok obrotowy, który w przypadku kadencji dłuższej niż roczna, był ostatnim, w którym dana osoba pełniła funkcję. W praktyce oznacza to, że mimo upływu kadencji, członek zarządu jest nadal uprawniony do reprezentowania i prowadzenia spraw spółki z o.o., aż do dnia wygaśnięcia mandatu.
Przykład:
Członkowie zarządu spółki X sp. z o.o. zostali powołani dnia 13 marca 2018 r. W tej spółce członkowie zarządu powoływani są na 5-letnią kadencję. Rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Wobec tego, kadencja członków zarządu spółki X sp. z o.o. skończyła się dnia 31 grudnia 2023 r., ale ich mandant trwa do dnia odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które będzie zatwierdzać sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023. Zgromadzenie to zwołano na 4 czerwca 2024 r. Do tego dnia członkowie zarządu spółki X sp. z o.o. uprawnieni są do sprawowania funkcji w zarządzie.
Konsekwencje nieodnowienia mandatu członka zarządu
Z naszego doświadczenia wynika, że w spółkach z o.o., w których kadencja członków zarządu jest dłuższa niż rok, zgromadzenie wspólników często zapomina o konieczności podjęcia uchwały przedłużającej kadencję zarządu na kolejny okres. Z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni rok kadencji z mocy prawa wygasa mandat członków zarządu, a spółka z o.o. nie ma obsadzonego zarządu.
W sytuacji spółki opisanej w powyższym przykładzie, zgromadzenie wspólników zwołane na 4 czerwca 2024 r. poza uchwałami w przedmiocie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2023 powinno podjąć uchwałę o odnowieniu mandatów członków zarządu na kolejną kadencję albo powołać nowy zarząd.
Jeżeli taka uchwała nie zostanie podjęta, wbrew pozorom spółka nie zostanie pozbawiona organu reprezentacji. Przyjmuje się, że stałe figurowanie w KRS, a w szczególności coroczne udzielanie absolutorium z wykonywanych obowiązków, przesądzają o tym, że zarząd (wszyscy jego członkowie) został powołany na kolejną kadencję w sposób dorozumiany. Takie podejście zaprezentował Sąd Najwyższy (por. wyrok z dnia 4 marca 2015 r., sygn. IV CSK 340/14), a sądy powszechne przyjęły to stanowisko. W takich przypadkach zakłada się, że wolą wspólników jest utrzymanie zarządu w dotychczasowym składzie osobowym i odnowienie mandatu jego członkom.
Niemniej nie jest to sytuacja pożądana, zarówno z punktu widzenia spółki, jak również z perspektywy innych uczestników obrotu gospodarczego. Zarówno spółka, jak i jej organy – w tym wypadku zgromadzenie wspólników – powinni wywiązywać się ze swoich obowiązków, dbając nawet o tak drobne, lecz bardzo istotne formalności. Każdorazowo po zakończeniu kadencji zarządu i powołaniu członków tego organu na nową kadencję – nawet jeżeli powołuje się dokładnie te same osoby, którym upłynęła poprzednia kadencja – fakt ten należy zgłosić do KRS.
Martyna Madejska-Kozioł
