Kto może być członkiem zarządu spółki z o.o.?

Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma istotne znaczenie dla funkcjonowania spółki. W związku z tym ustawodawca przewidział określone wymagania, jakie muszą spełniać osoby powoływane do tego organu. W praktyce pojawia się jednak wiele pytań: Czy członkiem zarządu musi być wspólnik? Czy funkcję tę może pełnić cudzoziemiec albo osoba niepełnoletnia? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, kto może być członkiem zarządu spółki z o.o.!

Kto może być członkiem zarządu spółki z o.o.?

Członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać każda osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych. W praktyce oznacza to, że musi to być osoba pełnoletnia, która nie jest choćby częściowo ubezwłasnowolniona. 

Warto również zaznaczyć, że art. 18 kodeksu spółek handlowych nie wymaga, aby członkowie zarządu byli jednocześnie wspólnikami spółki. Jednak decyzja o tym, kto obejmie funkcję członka zarządu, powinna zależeć od specyfiki spółki i strategii jej prowadzenia. Model, w którym wspólnicy spółki jednocześnie zasiadają w zarządzie, jest zwykle stosowany w mniejszych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Najczęściej spotyka się go w spółkach jednoosobowych czy w tzw. spółkach rodzinnych, gdzie wspólnikami są członkowie najbliższej rodziny. Takie rozwiązanie pozwala przede wszystkim ograniczyć koszty związane z zatrudnieniem profesjonalnej kadry zarządzającej. Z drugiej strony łączenie statusu wspólnika i członka zarządu w spółce wiąże się z pewnymi konsekwencjami.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na sytuację, w której jedyny wspólnik pełni jednocześnie funkcję jedynego członka zarządu. W takim przypadku każda czynność prawna między nim a spółką będzie wymagać formy aktu notarialnego. Wyjątkiem będzie jedynie czynność dokonywana z wykorzystaniem wzorca umowy w tzw. systemie s24.

Co istotne, wspólnicy, sprawując jednocześnie funkcję członków zarządu w spółce, będą ponosić odpowiedzialność na zasadach właściwych dla członków zarządu. Obejmuje to również odpowiedzialność za zobowiązania spółki, przewidzianą w art. 299 kodeksu spółek handlowych. Tym samym ich pozycja może przypominać pozycję wspólników w spółkach osobowych. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — odpowiedzialność wspólników i członków zarządu. 

W wielu przypadkach wspólnicy decydują się na powołanie do zarządu osób spoza grona wspólników spółki. Z takim rozwiązaniem można spotkać się przede wszystkim w większych spółkach. W praktyce spółki często potrzebują profesjonalnej kadry, której wiedza i doświadczenie wykraczają poza kompetencje samych wspólników. Wobec tego podjęcie decyzji o powołaniu do zarządu osoby trzeciej może korzystnie wpłynąć na rozwój spółki i jej funkcjonowanie. 

Jednocześnie należy pamiętać, iż powołanie do zarządu osób z odpowiednimi kwalifikacjami często wiąże się z koniecznością poniesienia większych kosztów. Sam proces rekrutacji na stanowisko członka zarządu zwykle jest skomplikowany i może trwać wiele miesięcy.

Nie można również zapominać o kosztach wynagrodzenia dla kadry zarządzającej. W wielu spółkach wprowadza się również dodatkowe świadczenia w postaci m.in. premii, programów motywacyjnych czy prywatnych ubezpieczeń. Mają one bowiem zachęcić do pracy potencjalnych kandydatów. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Wynagrodzenia członka zarządu — czy i jak je wprowadzić?

Jak powołać członka zarządu spółki z o.o.? 

Co do zasady uprawnienie do powołania członka zarządu przysługuje wspólnikom. Oznacza to, że decyzja o powołaniu zarządu podejmowana jest w formie uchwały zgromadzenia wspólników spółki. Taka uchwała powinna zawierać przede wszystkim dane osoby, która ma zostać powołana do zarządu, oraz szczegóły dotyczące jej funkcji. 

Uchwała w przedmiocie powołania

Co istotne, podjęcie uchwały o powołaniu członka zarządu spółki z o.o. nie wymaga formy aktu notarialnego. W tym przypadku wystarczająca będzie zwykła forma pisemna. Uchwała powinna zostać podjęta bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W każdym przypadku głosowanie powinno odbyć się w trybie tajnym.

Powołanie do zarządu nie stanowi również zmiany umowy spółki. Jednakże, w przypadku zmiany sposobu reprezentacji spółki, konieczne będzie dokonanie takiej zmiany w umowie spółki. 

W umowie spółki można inaczej określić kompetencje do powoływania członków zarządu. Możliwe jest zatem przekazanie takiego uprawnienia np. radzie nadzorczej. Zdarza się także, że danemu wspólnikowi przyznaje się uprawnienie indywidualne w postaci np. możliwości powołania jednego członka zarządu.

Od kiedy skuteczne jest powołanie do zarządu?

Zmiany w zarządzie będą skuteczne już z chwilą podjęcia uchwały (choć w treści uchwały można wskazać inny termin). Ujawnienie tej zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym będzie miało jedynie charakter deklaratoryjny. Ponadto zgodnie z przepisami informacja o powołaniu nowej osoby do zarządu powinna zostać zgłoszona w terminie 7 dni do KRS. Warto jednak zrobić to jak najszybciej. Posługiwanie się odpisem z KRS z nieaktualnymi danymi może bowiem wiązać się z pewnymi trudnościami przy reprezentowaniu spółki. 

Kto nie może być w zarządzie spółki z o.o?

Przed powołaniem danej osoby do zarządu, warto zastanowić się kto nie może być w zarządzie spółki z o.o. Przepisy kodeksu spółek handlowych oraz innych ustaw wprowadzają bowiem określone ograniczenia względem osób, które mogą pełnić tę funkcję w spółce. 

Czy członek zarządu może być jednocześnie prokurentem?

Członek zarządu nie powinien występować jednocześnie w charakterze prokurenta spółki. Kompetencje tych osób są bowiem do siebie zbliżone i często się pokrywają. Przykładowo, wprowadzenie do umowy spółki zapisu o reprezentacji łącznej (poprzez łączne działanie członka zarządu i prokurenta) mogłoby rodzić pewne wątpliwości. W takiej sytuacji spółka byłaby reprezentowana jednoosobowo, co przeczyłoby intencjom wspólników i celowi ustanowienia reprezentacji łącznej.

Co więcej, to zarząd podejmuje decyzję o powołaniu i odwołaniu prokurenta. Oznacza to, że prokurent jest właściwie podporządkowany zarządowi i wykonuje swoje obowiązki w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa. Tym samym funkcja prokurenta nie powinna być łączona z pełnieniem funkcji członka zarządu.

Ograniczenia w pełnieniu funkcji członka zarządu w spółce

Nie każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych może pełnić funkcję członka zarządu spółki. Przepisy przewidują bowiem pewne ograniczenia w pełnieniu tej funkcji. Przede wszystkim, członkiem zarządu w spółce nie może zostać osoba, która została prawomocnie skazana za określone przestępstwa. Katalog tych przestępstw określają przepisy zarówno kodeksu karnego, jak i kodeksu spółek handlowych.

Zakaz pełnienia funkcji członka zarządu dotyczy osób prawomocnie skazanych za przestępstwa:

• przyjęcia korzyści majątkowej (art. 228 k.k.)
• udzielenia korzyści majątkowej (art. 229 k.k.)
• płatnej protekcji (art. 230 k.k.)
• nadużycia funkcji przez funkcjonariusza publicznego (art. 231 k.k.)
• przeciwko ochronie informacji (art. 265-269b k.k.)
• wiarygodności dokumentów (art. 270-277 k.k.)
• mieniu (art. 278-295 k.k.)
• obrotowi gospodarczemu (art. 296-309 k.k.),
• pieniądzom i papierom wartościowym (art. 310-316 k.k.)

Funkcji zarządczych nie mogą również pełnić osoby, które zostały prawomocnie skazane za popełnienie przestępstwa określonego w kodeksie spółek handlowych. Fałszowanie danych spółki czy udział w bezprawnych głosowaniach często przekreśla możliwość zasiadania w zarządzie spółki przez określony czas. Omawiany zakaz nie ma bowiem charakteru bezterminowego. Zwykle po 5 latach od dnia uprawomocnienia się wyroku będzie możliwe powołanie takich osób do zarządu spółki. Jeśli przed upływem 5 lat nastąpi zatarcie skazania, taka możliwość może pojawić się wcześniej. 

Jeżeli członek zarządu w spółce zostanie skazany za przestępstwa wskazane w art. 18 § 2 k.s.h. już w trakcie pełnienia funkcji, automatycznie traci prawo do jej dalszego sprawowania. W takiej sytuacji mandat wygasa z mocy prawa, a osoba ta powinna zostać niezwłocznie wykreślona z rejestru przedsiębiorców w KRS. O tym, jak dokonać zmiany w KRS przeczytasz w naszym artykule: Przewodnik po PRS — jak skutecznie złożyć wniosek o zmianę danych sp. z o.o. przez PRS?

Jednocześnie niektóre osoby pełniąc funkcje publiczne, nie mogą w czasie pełnienia urzędu być członkiem zarządu spółek z o.o. Zgodnie z przepisami dotyczy to m.in. wójtów, burmistrzów, prezydentów miast, skarbników gmin oraz członków zarządów powiatów i województw. 

Sąd może również orzec zakaz pełnienia funkcji członka zarządu spółki na podstawie przepisów prawa upadłościowego. Przesłanką do nałożenia takiego zakazu przez sąd będzie niedopełnienie obowiązku terminowego zgłoszenia upadłości spółki lub utrudnienie prowadzenia postępowania upadłościowego. Zakaz ten może trwać od roku do dziesięciu lat. 

Czy osoba prawna może być członkiem zarządu spółki z o.o.?

Zgodnie z art. 18 kodeksu spółek handlowych członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. Tylko konkretna osoba, zdolna do działania we własnym imieniu, może pełnić funkcję członka zarządu i ponosić z tym związaną odpowiedzialność. W zarządzie nie mogą zasiadać podmioty niespełniające powyższych kryteriów np. spółki czy fundacje, bez względu czy posiadają one osobowość prawną. 

Wymogi dla członka zarządu spółki z o.o. 

W momencie decydowania się na założenie spółki i ustalania jej założeń, warto dokładnie przemyśleć zapisy umowy, w tym m.in. zasady powoływania członków zarządu oraz ewentualne ograniczenia w tym zakresie. Warto pamiętać, że wspólnicy mogą w umowie spółki wprowadzić dodatkowe wymogi wobec kandydatów na członków zarządu. Pozwala to dostosować zasady funkcjonowania organów spółki do jej specyfiki, oczekiwań wspólników czy bieżących potrzeb spółki. 

Umowa spółki często uzależnia możliwość pełnienia funkcji członka zarządu od posiadania określonego wykształcenia czy doświadczenia zawodowego. W umowie spółki można również przewidzieć, że członkiem zarządu nie może być np. wspólnik czy osoby z nim spokrewnione. Dodatkowo wspólnicy mogą zastrzec, iż powołanie członka zarządu będzie każdorazowo wymagać zgody określonego organu spółki (np. rady nadzorczej).

Bez wątpienia wprowadzenie takich postanowień do umowy spółki jest zgodne z prawem. Oznacza to, że postanowienia umowy w tym zakresie będą wiążące. Przy powoływaniu nowych członków zarządu spółki warto zatem sprawdzić, czy umowa nie zawiera szczególnych zapisów w tym zakresie. 

Czy cudzoziemiec może zostać członkiem zarządu w spółce?

Wspólnicy często zadają sobie pytanie, kto może być członkiem zarządu spółki z o.o. W tym kontekście również często pojawia się wątpliwość, czy taką funkcję można powierzyć cudzoziemcowi.

W praktyce cudzoziemcy coraz częściej zasiadają w zarządach polskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Szczególnie ma to miejsce w przypadku spółek z kapitałem zagranicznym. Warto podkreślić, iż prawo polskie umożliwia powoływanie do zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie tylko obywateli polskich. Funkcję członka zarządu mogą pełnić również obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej, jak i państw trzecich. Ważne, aby osoba powoływana do zarządu spełniała ogólne warunki określone w przepisach, np. miała pełną zdolność do czynności prawnych.

Ograniczenia w pełnieniu funkcji członka zarządu spółki z o.o. przez cudzoziemca

Ograniczenia w pełnieniu funkcji członka zarządu przez cudzoziemców nie różnią się właściwie od tych przewidzianych dla obywateli polskich. Cudzoziemcy mogą być zatem członkami zarządu na takim samych zasadach jak Polacy. 

W praktyce jednak powołanie cudzoziemca do zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z koniecznością dochowania dodatkowych formalności. Tym samym w niektórych sytuacjach powierzenie tej funkcji Polakowi może być prostszym i szybszym rozwiązaniem.

Numer PESEL

Jeśli cudzoziemiec ma pełnić funkcję członka zarządu spółki, warto rozważyć uzyskanie dla niego numeru PESEL. Posiadanie numeru PESEL przez cudzoziemca nie jest obowiązkowe — jednak w praktyce może znacznie ułatwić wykonywanie niektórych obowiązków.

Numer PESEL będzie szczególnie przydatny przy składaniu sprawozdań finansowych. Jeśli członek zarządu nie ma numeru PESEL, sprawozdanie będzie musiał złożyć prokurent albo profesjonalny pełnomocnik.

Cudzoziemiec może uzyskać numer PESEL na kilka sposobów. Przede wszystkim, nadanie numeru PESEL następuje automatycznie przy zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy. Numer PESEL można również nadać podczas procedury uzyskiwania zezwolenia na pobyt stały lub czasowy. Dodatkowo cudzoziemiec ma możliwość złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL bezpośrednio w urzędzie gminy lub miasta. W takim przypadku cudzoziemiec musi wskazać we wniosku, iż numer PESEL jest mu niezbędny do pełnienia funkcji członka zarządu spółki. 

Warto również zadbać, aby cudzoziemiec posiadał podpis kwalifikowany. Podpis kwalifikowany będzie szczególnie przydatny w przypadku osób, które na stałe mieszkają za granicą. Zarówno uzyskanie podpisu, jak i korzystanie z niego co do zasady nie będzie wymagać konieczności osobistego stawiennictwa w Polsce.

Co istotne, do uzyskania podpisu kwalifikowanego nie jest potrzebny numer PESEL – wielu dostawców wymaga jedynie ważnego paszportu. Jeśli jednak cudzoziemiec posiada numer PESEL, warto zadbać, aby został on od razu zakodowany. Dodanie go później będzie wiązać się z koniecznością uzyskania nowego certyfikatu i dopełnienia dodatkowych formalności.

W przypadku obywateli Unii Europejskiej, którzy planują pobyt w Polsce dłuższy niż 3 miesiące, konieczna będzie również rejestracja pobytu. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować grzywną. 

Czy członek zarządu spółki z o.o. musi mieszkać w Polsce?

Kodeks spółek handlowych nie wymaga, aby członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością miał miejsce zamieszkania na terytorium Polski. Oznacza to, że członek zarządu spółki z o.o. może na stałe przebywać za granicą. Osoba zasiadająca w zarządzie spółki musi mieć jednak możliwość skutecznego wykonywania swoich obowiązków.

Jeśli członek zarządu mieszka za granicą, warto wcześniej ustalić zasady działania, uwzględniając konieczność wypełniania części obowiązków na odległość. Bez wątpliwości znacznym ułatwieniem będzie możliwość korzystania z podpisów elektronicznych i organizowania zdalnych posiedzeń zarządu. 

Jednocześnie należy pamiętać, iż członek zarządu musi wskazać adres do doręczeń, który znajduje się na terytorium Unii Europejskiej. W innym przypadku będzie on zobowiązany do wskazania pełnomocnika do doręczeń.

Jak sprawdzić, czy dana osoba może zostać członkiem zarządu spółki z o.o.?

Przed podjęciem decyzji o powołaniu konkretnej osoby do zarządu, należy upewnić się, że spełnia ona wymagania, o których mówią przepisy. Warto zatem wiedzieć, kto nie może być w zarządzie spółki z o.o. — ułatwi to weryfikację potencjalnych kandydatów na członka zarządu spółki. 

Pełna zdolność do czynności prawnych i zaświadczenie o niekaralności

W pierwszej kolejności należy upewnić się, czy dana osoba ma pełną zdolność do czynności prawnych. Następnie należy sprawdzić, czy nie zachodzą tzw. przesłanki negatywne, o których mowa w art. 18 kodeksu spółek handlowych — osoba prawomocnie skazana za określone przestępstwa, przez pewien okres nie będzie mogła pełnić funkcji członka zarządu.

Czasami wspólnicy spółki przed powołaniem danej osoby do zarządu, proszą o złożenie przez nią oświadczenia o niekaralności. Może ono jednak okazać się niewystarczające — istnieje bowiem ryzyko, że zawarte w nim informacje okażą się nieprawdziwe. Pewność w tym zakresie daje wyłącznie urzędowe zaświadczenie wydane z Krajowego Rejestru Karnego.

Warto zatem poprosić kandydata na członka zarządu o przedstawienie takiego dokumentu. Powołanie osoby, która nie spełnia ustawowych wymogów, może prowadzić bowiem do poważnych konsekwencji dla spółki. 

Weryfikacja sytuacji finansowej

Warto też sprawdzić, czy kandydat na członka zarządu nie był objęty postępowaniem upadłościowym lub restrukturyzacyjnym. Takie informacje są dostępne w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ). Aby je uzyskać, wystarczy podać dane związane z wyszukiwanym podmiotem, np. nazwisko, PESEL, NIP. Rejestr pozwala również wyszukiwać informacje na podstawie sygnatury sprawy. 

Na co zwrócić uwagę przy powoływaniu zarządu?

Przede wszystkim warto sprawdzić, kto w danej spółce jest uprawniony do powoływania zarządu. Co do zasady, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością taką decyzję podejmuje zgromadzenie wspólników w formie uchwały. Umowa spółki może przewidywać jednak inne rozwiązania, np. powierzyć to uprawnienie radzie nadzorczej.

Czasem umowa spółki przyznaje prawo do samodzielnego powołania członka zarządu przez jednego ze wspólników. Dlatego zawsze warto sprawdzić umowę spółki i upewnić się, że powołanie zarządu odbywa się zgodnie z jej zapisami.

Należy również pamiętać, iż osoba, która ma zostać powołana do zarządu, musi wyrazić na to zgodę. Taka zgoda może zostać wyrażona przed lub po jej powołaniu. Jednakże jej brak będzie wiązać się z nieskutecznością uchwały o powołaniu. W takiej sytuacji nie dochodzi bowiem do nawiązania stosunku organizacyjnego między członkiem zarządu a spółką.

Formalnym dopełnieniem procesu jest zgłoszenie zmian w zarządzie do Krajowego Rejestru Sądowego. Do wniosku należy dołączyć zgodę osoby powołanej oraz jej adres do doręczeń. Wpis do rejestru ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że skuteczność powołania nie jest od niego uzależniona. Jednak nieaktualne dane spółki w KRS mogą utrudnić prowadzenie bieżącej działalności. Tym samym warto zadbać o aktualność danych w rejestrze przedsiębiorców KRS. 

Warto również zweryfikować, czy potencjalny członek zarządu nie prowadzi działalności konkurencyjnej wobec spółki. Zgodnie z art. 211 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zakaz konkurencji dotyczy jedynie osób, które już pełnią funkcję członka zarządu. Nie stanowi to jednak przesłanki wpływającej na ważność samego aktu powołania.

Tym samym, dopóki kandydat spełnia opisane w ustawie wymogi dla członka zarządu spółki z o.o., może skutecznie objąć mandat. Jednak po jego objęciu członek zarządu jest zobowiązany do podjęcia jednej z poniższych czynności, tj.:

1. Zaprzestania prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec spółki,
2. Uzyskania zgody spółki (najczęściej w formie uchwały zgromadzenia wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej) albo,
3. Rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu spółki.

Warto pamiętać, że brak informacji o prowadzeniu działalności konkurencyjnej może zostać uznany za naruszenie obowiązków lojalności i staranności członka zarządu. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do odpowiedzialności wobec spółki.

Aleksandra Szyszkowska