Jakie są organy w spółce z o.o. i jaką pełnią funkcję?

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada przy najmniej dwa organy — zarząd i zgromadzenia wspólników. Wspólnicy spółki mogą zdecydować o utworzeniu dodatkowego organu nadzorczego — rady nadzorczej. Z artykułu dowiesz się m.in. jakie są kompetencje poszczególnych organów, kto decyduje o ich obsadzie, a także jaką odpowiedzialność ponoszą członkowie organów spółki z o.o.

Organy spółki z o.o. – podstawowe struktury

W zdecydowanej większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością występują dwa podstawowe organy, czyli zgromadzenie wspólników i zarząd. Zgromadzenie wspólników tworzą wszyscy wspólnicy spółki, natomiast w skład zarządu wchodzą osoby do niego powołane przez zgromadzenie wspólników lub w inny sposób określony w umowie spółki.

W związku z tym, że zgromadzenie wspólników tworzą wszyscy wspólnicy spółki z o.o. w jego skład mogą wchodzić zarówno osoby fizyczne, jak i innego rodzaju podmioty np. spółki lub fundacje rodzinne zarówno polskie, jak i zagraniczne. Natomiast w skład zarządu spółki z o.o. oraz rady nadzorczej mogą wchodzi wyłącznie osoby fizyczne o dowolnej narodowości. 

Dodatkowym organem jaki może zostać ustanowiony w spółce z o.o. jest rada nadzorcza. Co do zasady o jego ustanowieniu decydują wspólnicy w momencie zawiązania spółki i zawarcia umowy spółki albo zgromadzenie wspólników poprzez zmianę umowy spółki z o.o. dokonaną już po zarejestrowaniu spółki w KRS. 

Zgodnie z przepisami k.s.h. obowiązek ustanowienia rady nadzorczej występuje jedynie w przypadku spółki z o.o., której kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Zamiast rady nadzorczej może jednak zostać wówczas ustanowiona komisja rewizyjna.

Zarząd spółki z o.o. – odpowiedzialność i kompetencje

Kompetencje

Zarząd spółki z o.o. jest głównym organem wykonawczym spółki. Do jego obowiązków należy prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki. Co do zasady do zarządu spółki należą też wszystkie sprawy, które w przepisach k.s.h., innych ustaw, lub umowy spółki nie zostały przypisane do kompetencji innego organu spółki.

Zarząd spółki jest odpowiedzialny za bieżącą działalność spółki z o.o. Zawiera wszelkie umowy, prowadzi negocjacje, podejmuje decyzje w większości spraw, za wyjątkiem tych, które wprost zostały przypisane do innych organów. W praktyce to od decyzji i działań zarządu bardzo często zależą losy, a zwłaszcza sytuacja ekonomiczna spółki.  Od tego czy działania zarządu przyniosą spółce zysk zależy czy wspólnicy będą mogli otrzymać dywidendę. 

W umowie spółki z o.o. lub w regulaminie zarządu może zostać dokonany podział kompetencji między poszczególnych członków zarządu. Z takim podziałem kompetencji mamy bardzo często do czynienia w przypadku dużych spółek z wieloosobowym zarządem. Taki podział kompetencji pozwala na większą specjalizację poszczególnych członków zarządu w danej dziedzinie związanej z działalnością spółki.

Umowa spółki określa zasady reprezentowania spółki. W praktyce spółka z o.o. może być reprezentowana przez każdego członka zarządu samodzielnie lub np. przez dwóch członków zarządu działających łącznie. Możliwe są również różne inne warianty zasad reprezentowania spółki np. Prezes Zarząd samodzielnie, a dwóch członków zarządu łącznie. Z naszego doświadczenia wynika, że możliwości jest wiele.

Kompetencje zarządy do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania nie mogą zostać przekazane do innego organu spółki i mogą być wykonywane wyłącznie osobiście. Członek zarządu może brać udział w posiedzeniach zarządu wyłącznie osobiście i nie może być reprezentowany przez pełnomocnika. 

Odpowiedzialność

Mimo, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady jest uznawana za podmiot, w którym członkowie jej organów nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki, to zasada ta w pewnych sytuacjach nie dotyczy członków zarządu spółki. Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h. jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Oznacza to, że członek zarządu spółki z o.o. może odpowiadać majątkiem osobistym za zobowiązania, jeżeli spółka nie posiada wystarczającego majątku, by zaspokoić swoje zobowiązania w trakcie egzekucji.

Członkowie zarządu mogą uniknąć odpowiedzialności majątkiem prywatnym za zobowiązania spółki z o.o. w sytuacjach określonych w art. 299 § 2 k.s.h. Taką możliwość ma członek zarządu, który wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu. 

Każdy członek zarządu powinien więc czuwać nad bieżącą sytuacją finansową spółki, nawet gdy ze względu na podział kompetencji jest odpowiedzialny za zupełnie inną dziedzinę działalności spółki. Więcej na temat zasad odpowiedzialności członków zarządu spółki z o.o. można przeczytać w naszym artykule Czy członek zarządu spółki z o.o. odpowiada za jej zobowiązania? oraz Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe spółki z o.o. – kto ją ponosi? 

Powoływanie i odwoływanie członków zarządu spółki z o.o.

Członkowie zarządu są powoływani przez zgromadzenie wspólników, ale umowa spółki może określać inne zasady ich powoływania. Kompetencja ta może zostać np. przyznana radzie nadzorczej spółki, jeżeli została ustanowiona. Uprawnienie do powoływania, a także odwoływania członka zarządu spółki z o.o. może zostać również przyznane jak tzw. uprawnienie osobiste konkretnej osoby, lub grupie osób. Z takim uprawnienie osobistym mamy zazwyczaj do czynienia w przypadku wspólników mniejszościowych, którzy z uwagi na liczbę posiadanych udziałów często nie mają realnego wpływu na obsadę zarządu spółki przez zgromadzenie wspólników. W przypadku posiadania takiego uprawnienia wspólnik spółki może w każdym momencie, poprzez oświadczenie złożone spółce, powołać do zarządu spółki dowolną osobę lub odwołać ją z tej funkcji.

Umowa spółki z o.o. może określać jakie dodatkowe kompetencje powinna posiadać osoba kandydująca na członka zarządu spółki z o.o. Co ważne przepisy k.s.h. zawierają również katalog przestępstw, za które nie może być skazana osoba, aby mogła być powołana do zarządu spółki z o.o.

Zgromadzenie wspólników – władza właścicielska w spółce z o.o.

Tak zwanym organem właścicielskim, który występuje w każdej spółce z o.o. jest zgromadzenie wspólników. W zgromadzeniach wspólników spółki z o.o. mogą brać udział wszyscy wspólnicy spółki niezależnie od liczby posiadanych udziałów. Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. jest organem, do którego kompetencji należy podejmowanie decyzji w szczególnie istotnych dla działalności spółki kwestiach. 

Zgodnie z przepisami k.s.h. do kompetencji zgromadzenia wspólników oprócz zatwierdzania sprawozdania finansowego spółki i podejmowania decyzji o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty spółki, należy m.in. dokonywanie zmian umowy spółki, podwyższanie kapitału zakładowego spółki, rozwiązanie, podział, przekształcenia albo połączenie spółki. Jak wcześniej wspomnieliśmy zgromadzenie wspólników co do zasady powołuje i odwołuje członków zarządu spółki oraz może decydować o ich wynagrodzeniu za pełnienie funkcji w zarządzie spółki. Ja widać określone w k.s.h. kompetencje zgromadzenie wspólników należą do szczególnie istotnych dla działalności spółki.

Katalog spraw, które wymagają decyzji zgromadzenia wspólników może być mocno rozszerzony w umowie spółki. Formułując go należy jednak uważać, żeby za bardzo nie sformalizować i skomplikować bieżącej działalności spółki. Mając na uwadze, że formalne zwołanie zgromadzenia wspólników może trwać około trzech tygodni, przeniesienie kompetencji do podejmowania decyzji przez zgromadzenie wspólników w zbyt wielu drobnych sprawach związanych z bieżącą działalnością spółki może doprowadzić do jej sparaliżowania.

W praktyce w umowie spółki z o.o. do kompetencji zgromadzenia wspólników dodaje się często wymóg uzyskania zgody na zaciągnięcie zobowiązania lub rozporządzenie prawem o określonej, znaczącej wartości. Zapis ten ma na celu ochronić wspólników spółki przed niekorzystnymi decyzjami zarządu spółki, o których wspólnicy bardzo długo mogą nic nie wiedzieć. 

Rodzaje zgromadzeń wspólników

Zgodnie z przepisami k.s.h. zgromadzenia wspólników dzielą się na zwyczajne i nadzwyczajne. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego spółki, a jego przedmiotem jest m.in. zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki z o.o., podjęcie decyzji o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może odbyć się w każdym momencie, gdy pojawi się sprawa wymagająca decyzji zgromadzenia wspólników. W praktyce w większości spółek nadzwyczajne zgromadzenia wspólników odbywają się bardzo rzadko, a nawet tylko 1 raz w roku jako zwyczajne zgromadzenie wspólników. 

Rada nadzorcza w spółce z o.o. – kto ją powołuje i jakie pełni funkcje?

Kompetencje rady nadzorczej

Rada nadzorcza jest organem nadzorczym, którego głównym zadaniem jest nadzór na działalnością spółki, a więc głównie nad pracą zarządu spółki z o.o. Do kompetencji rady nadzorczej spółki zgodnie z przepisami k.s.h. należy:

1. ocena sprawozdań finansowych, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym;
2. ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
3. sporządzanie oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

Podobnie jak w przypadku zgromadzenia wspólników kompetencje rady nadzorczej mogą zostać rozszerzone w umowie spółki. W szczególności do kompetencji rady nadzorczej może zostać przekazane podejmowania decyzji w szczególnie istotnych sprawach jak np. rozporządzanie prawem i zaciąganie zobowiązań powyżej określonej kwoty. Rada nadzorcza może zostać również upoważniona do powoływania i odwoływania członków zarządu spółki. 

Powoływanie rady nadzorczej

Co do zasady członków rady nadzorczej powołuje i odwołuje zgromadzenie wspólników spółki. Minimalny skład rady nadzorczej spółki z o.o. wynosi 3 osoby. Podobnie jak w przypadku powoływania i odwoływania zarządu spółki, również kompetencja do powoływania i odwoływania członków rady nadzorczej spółki może być przekazana jako uprawnienie osobiste określonej osobie lub grupie osób. 

Rada nadzorcza w sp. z o.o. jest często organem eksperckim, do którego powoływani są specjaliście w danej dziedzinie. Do rady nadzorczej mogą zostać również powołani wspólnicy spółki z o.o., pod warunkiem że nie będą jednocześnie członkami zarządu lub prokurentem spółki.

Odpowiedzialność organów spółki z o.o.

W spółce z o.o. co do zasady wspólnicy spółki nie odpowiadają za jej zobowiązania. W związku z tym zgromadzenie wspólników jako organ właścicielski składający się z  wspólników spółki nie ponosi odpowiedzialności za swoje decyzje. Jedyną odpowiedzialność, jaką mogą ponosić wspólnicy spółki to odpowiedzialność businessowa, czyli utrata wniesionego do spółki kapitału, a także w pewnych sytuacjach odpowiedzialność za wady wnoszonego do spółki wkładu niepieniężnego. 

Kwestia odpowiedzialności wygląda zupełnie inaczej w przypadku członków zarządu. Jak wcześniej wskazaliśmy, członkowie zarządu mogą odpowiadać majątkiem osobistym za zobowiązania spółki, a także w pewnych sytuacjach mogą ponosić odpowiedzialność karną na swoje działania. Przykładem czynów, za które członek zarządu może ponosić odpowiedzialność karną jest działalność na szkodę spółki. 

Przepisy kodeksu spółek handlowych w rozdziale 7 zawierają katalog czynów, za które członek zarządu może ponosić odpowiedzialność cywilnoprawną. Warto się z nim zapoznać, aby takiej odpowiedzialności uniknąć. 

W przypadku rady nadzorczej, jej członkowie, podobnie jak wspólnicy spółki nie odpowiadają za zobowiązania spółki wobec jej wierzycieli, mogą jednak ponosić odpowiedzialność wobec spółki. Zgodnie z art. 293 § 1 k.s.h. członek rady nadzorczej odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

Członkowie rady nadzorczej mogą również ponosić odpowiedzialność wobec spółki za szkodę na podstawie art. 4a ustawy o rachunkowości, który nakłada na członków rady nadzorczej obowiązek czuwania aby sprawozdanie finansowe spółki było zgodne z wymogami określonymi w ustawie.

Więcej na temat zasad odpowiedzialności członków organów spółki z o.o. można przeczytać w naszym artykule Odpowiedzialność w spółce z o.o. – kto ją ponosi i jak się kształtuje? 

Kacper Ziniak 
Kacper specjalizuje się w doradztwie transakcyjnym (M&A) oraz w procesach reorganizacji spółek, w tym łączenia, podziału i przekształcania podmiotów. Posiada doświadczenie w prowadzeniu badań due diligence oraz przygotowywaniu i negocjowaniu porozumień wspólników.