05/05/2021

Zdarzają się sytuacje, kiedy wspólnicy nie mogą stawić się osobiście na planowanym zgromadzeniu wspólników, a istnieje konieczność podjęcia ważnych dla spółki uchwał. W takiej sytuacji możliwe jest odbycie zgromadzenia bez fizycznej obecności wszystkich stron.

Odbycie zgromadzenia przez Internet

Zgromadzenie wspólników może odbyć się za pośrednictwem Internetu, chyba że wprost zabrania tego umowa spółki. W przypadku zamiaru zorganizowana zgromadzenia wspólników przez Internet należy zatem w pierwszej kolejności zweryfikować pod tym kątem zapisy umowy spółki. O zdalnej formule zgromadzenia wspólników spółki formalnie postanawia podmiot zwołujący to zgromadzenie.

Podstawą dla odbycia zdalnego zgromadzenia wspólników jest wcześniejsze uchwalenie przez radę nadzorczą (a w razie jej braku – przez wspólników) regulaminu określającego zasady udziału w tak przeprowadzanym zgromadzeniu. Dla przyjęcia regulaminu nie jest konieczne odbycie zgromadzenia wspólników, a wystraczająca jest pisemna zgoda wspólników reprezentujących bezwzględną większość głosów na jego treść. Regulamin powinien określać wyłącznie wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. 

Podmiot zwołujący zgromadzenie wspólników powinien w zaproszeniu wyraźnie poinformować o możliwości udziału w obradach zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie powinno również zawierać informacje m.in. o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, o sposobie wypowiadania się w trakcie zgromadzenia oraz o sposobie wykonywania prawa głosu.

Należy również pamiętać, że każde zgromadzenie wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację, którą zgodnie z ogólnymi regułami będzie najczęściej siedziba spółki. W konsekwencji w miejscu odbywania zgromadzenia konieczna jest obecność co najmniej przewodniczącego, a ewentualnie również protokolanta.

Pozostali wspólnicy mogą połączyć się z przewodniczącym i protokolantem za pośrednictwem aplikacji, która umożliwi identyfikację osób biorących udział w zgromadzeniu i uniemożliwi dostęp osobom trzecim, a jednocześnie zapewni dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu oraz możliwość wypowiedzi (np. Zoom, Skype, WhatsApp). Wspólnicy podobnie jak w trakcie tradycyjnego zgromadzenia mogą aktywnie uczestniczyć w obradach, wyrażać swoje stanowisko, składać wnioski czy też oddawać głos. Przekaz oprócz możliwości śledzenia obrad powinien również obejmować udostępnienie treści dokumentów okazywanych w czasie zgromadzenia, np. listy obecności, projektów uchwał. Aplikacja powinna także zapewniać możliwość przeprowadzenia głosowania tajnego. W każdej sytuacji, gdy istnieje ryzyko niezachowania tajności głosowania, spółka naraża się na możliwość zaskarżenia podjętych uchwał. Więcej na temat tajności głosowania na zgromadzeniach wspólników odbywanych na odległość możesz przeczytać w naszym artykule Zgromadzenie wspólników na odległość – jak zapewnić głosowanie tajne?

 

Ze zgromadzenia wspólników przeprowadzonego przez Internet należy sporządzić protokół pisemny, przy czym wspólnicy, którzy brali w nim udział osobiście podpisują listę obecności, natomiast wspólnicy uczestniczący w nim online są jedynie wskazywani na liście załączonej do protokołu.

Udzielenie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu

Wspólnicy mogą także udzielić pełnomocnictw do uczestnictwa i głosowania na zgromadzeniu wspólników. Jeżeli interesy wspólników na zgromadzeniu są zbieżne, mogą oni udzielić pełnomocnictwa tej samej osobie.

Przy wybieraniu osoby, która będzie pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników należy pamiętać, że nie może tej funkcji pełnić członek zarządu ani pracownik spółki.

Wyrażenie na piśmie zgody na treść uchwały

Wspólnicy mogą podjąć uchwałę poza zgromadzeniem wspólników poprzez wyrażenie przez każdego z nich na piśmie zgody na podjęcie danej uchwały. Uchwały w trybie pisemnym można podjąć nawet wówczas, gdy umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym zakresie. Należy jednak sprawdzić, czy umowa wprost nie wyłącza takiego sposobu podejmowania uchwał. W tym trybie nie można podjąć uchwał, co do których przepisy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników bądź zaprotokołowania przez notariusza oraz uchwał wymagających głosowania tajnego.

Do podjęcia uchwały w ten sposób wystarczy złożenie przez wszystkich wspólników podpisów pod treścią uchwały. Nie ma przy tym wymogu, aby wszystkie podpisy znalazły się w jednym dokumencie. Możliwe jest zatem złożenie przez każdego ze wspólników podpisu pod treścią uchwały w odrębnych dokumentach i odesłanie ich do osoby organizującej głosowanie.

Głosowanie pisemne

Kolejnym trybem jest głosowanie pisemne. W odróżnieniu od pisemnego wyrażenia zgody na treść uchwały w przypadku głosowania pisemnego do podjęcia uchwały nie jest wymagana jednomyślność wspólników przy oddawaniu głosów. Możliwość skorzystania z głosowania w trybie pisemnym nie musi być wskazana wprost w umowie spółki, choć należy sprawdzić, czy umowa nie wyłącza takiego sposobu podejmowania uchwał.

Aby skorzystać z głosowania pisemnego, zarząd spółki powinien w pierwszej kolejności uzyskać pisemną zgodę wszystkich wspólników na taki sposób głosowania nad konkretnymi uchwałami. Zgoda na przeprowadzenie głosowania w trybie pisemnym może być podpisana przez każdego ze wspólników odrębnie. Następnie zarząd powinien rozesłać do wspólników projekt uchwały wraz z określeniem terminu, do którego należy oddawać głosy. Po upływie terminu na oddawanie głosów osoba przeprowadzająca głosowanie powinna sporządzić protokół z głosowania.

W trybie głosowania pisemnego nie można podjąć uchwał, co do których przepisy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników bądź zaprotokołowania przez notariusza oraz uchwał wymagających głosowania tajnego.

Podjęcie uchwał przez Internet w systemie S24

Wiele uchwał, w tym te dotyczące niektórych zmian umowy spółki oraz zatwierdzenia sprawozdania finansowego, może zostać podjętych przez Internet za pośrednictwem systemu S24. Warunkiem podjęcia uchwały przez Internet jest jednak to, aby spółka została również założona za pośrednictwem tego systemu. Dodatkowo dotychczasowe zmiany umowy spółki nie mogły być zgłaszane drogą tradycyjną („papierowo”), lecz także za pośrednictwem systemu S24.

 

Karolina Kulińska-Polak

 


Karolina Kulińska-Polak
Karolina Kulińska-Polak

Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz samodzielnie określić warunki przechowywania lub dostępu plików cookie w Twojej przeglądarce.