Akt założycielski sp. z o.o. - czym jest i jakie ma znaczenie dla działalności spółki? 

Niezbędnym elementem do założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zawarcie umowy spółki. W przypadku spółki z o.o. zakładanej przez tylko jednego wspólnika umowa spółki nazywana jest aktem założycielskim. Z naszego artykułu dowiesz się, z czego wynika ta różnica i jakie są jej konsekwencje. 

Dlaczego akt założycielski jest tak ważny?

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to proces wymagający nie tylko przemyślenia czy spółka będzie się zajmować, ale także dopełnienia szeregu formalności prawnych. Jednym z pierwszych etapów założenia spółki jest podpisanie aktu założycielskiego, czyli odpowiednika umowy spółki.

Do aktu założycielskiego w pełnym zakresie stosuje się wszystkie przepisy k.s.h. dot. umowy spółki. Określa on zasady funkcjonowania spółki, reguluje relacje właścicielskie i wskazuje podstawowe informacje, które są niezbędne do rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. 

Podobnie jak umowa spółki z o.o., także akt założycielski może być zawarty zarówno u notariusza, jak i za pośrednictwem internetu w tzw. trybie s24. 

Czym jest akt założycielski?

Akt założycielski to dokument, który formalnie powołuje do życia jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Stanowi on oświadczenie woli jednego wspólnika, który tworzy spółkę – dlatego jego nazwa różni się od „umowy spółki”, używanej w przypadku, gdy przedsiębiorstwo zakładane jest przez więcej niż jedną osobę.

Akt założycielski jest więc dokumentem, w którym jedyny wspólnik określa najważniejsze elementy dotyczące przyszłej spółki, takie jak: jej nazwę, siedzibę, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość udziałów.

Akt założycielski a umowa spółki

Akt założycielski jest odpowiednikiem umowy spółki, stosowanym w przypadku gdy spółka z o.o. jest zakładana przez jedną osobę. Oba dokumenty zawierają niemal identyczne elementy – różni je wyłącznie liczba założycieli.

Warto zaznaczyć,  że akt założycielski nie może być wykorzystany do powołania spółki przez inną spółkę jednoosobową – przepisy k.s.h. wprost tego zabraniają.

Kiedy sporządza się akt założycielski

Akt założycielski sporządza się na samym początku procesu tworzenia spółki, jeszcze przed zgłoszeniem jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Bez tego dokumentu nie można przejść do kolejnych etapów, takich jak wniesienie kapitału zakładowego czy powołanie organów spółki (np. zarządu).

Moment podpisania aktu założycielskiego u notariusza powstaje tzw. spółka z o.o. w organizacji, czyli podmiot posiadający już pewną zdolność prawną, choć jeszcze nie w pełni zarejestrowany. W tym okresie spółka może zawierać umowy i działać gospodarczo, ale pełną osobowość prawną uzyskuje dopiero z chwilą wpisu do KRS.

Kto może sporządzić akt założycielski?

Akt założycielski może sporządzić każdy, kto chce powołać jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna (np. inna spółka albo fundacja rodzinna). Należy jednak pamiętać o jednym ważnym ograniczeniu – jednoosobowa spółka z o.o. nie może utworzyć innej jednoosobowej spółki z o.o.. Taki zakaz ma zapobiegać tworzeniu wielopiętrowych struktur kapitałowych, które utrudniałyby identyfikację rzeczywistego właściciela.

Czy można zawrzeć akt założycielski bez udziału notariusza?

Tak – możliwe jest przygotowanie i podpisanie aktu założycielskiego samodzielnie, przy wykorzystaniu tzw. systemu S24. W praktyce takie dokument sporządzony za pośrednictwem systemu s24 nie będzie się niczym różnił od umowy spółki poza tym, że jako założyciel spółki będzie wskazana tylko jedna osoba. 

Co powinien zawierać akt założycielski spółki?

Akt założycielski musi zawierać wszystkie te elementy, które są wymagane dla umowy spółki i określone w art. 157 Kodeksu spółek handlowych. Należą do nich:

• firma (nazwa) i siedziba spółki,
• przedmiot działalności (czyli opis zgodny z klasyfikacją PKD),
• wysokość kapitału zakładowego (minimum 5 000 zł),
• informacja o liczbie i wartości nominalnej udziałów,
• określenie, czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział,
• czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony,
• dane wspólnika oraz oświadczenie o objęciu wszystkich udziałów.

W praktyce warto również zawrzeć dodatkowe zapisy, takie jak zasady reprezentacji spółki, sposób powoływania zarządu czy regulacje dotyczące zbywania udziałów. Choć nie są one obowiązkowe, mogą znacznie ułatwić funkcjonowanie spółki w przyszłości.

Forma aktu założycielskiego – notarialna czy elektroniczna?

Akt założycielski można sporządzić w formie aktu notarialnego albo elektronicznie przy użyciu wzorca w systemie S24.
Forma notarialna daje większą swobodę i bezpieczeństwo. Notariusz czuwa nad poprawnością formalną dokumentu, a przedsiębiorca może wprowadzić dowolne postanowienia, które uzna za istotne. Minusem jest jednak wyższy koszt i konieczność osobistej wizyty w kancelarii notarialnej.

Forma elektroniczna w systemie S24 to rozwiązanie szybsze i tańsze – wniosek o rejestrację można złożyć w pełni online, a opłaty są niższe niż przy rejestracji tradycyjnej. Trzeba jednak liczyć się z ograniczeniami – wzorzec ma sztywną strukturę, której nie można modyfikować poza podstawowe pola.

Ile kosztuje sporządzenie aktu założycielskiego?

Koszty sporządzenia aktu założycielskiego zależą od wybranej formy.

• W systemie S24 – rejestracja spółki kosztuje 250 zł (opłata sądowa) oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Sam akt generowany jest bezpłatnie w systemie.
• U notariusza – trzeba liczyć się z taksą notarialną w wysokości od do 1.000 zł netto (w zależności od wartości kapitału zakładowego), do której dochodzi VAT oraz opłata za wypisy aktu. Do tego należy doliczyć 600 zł opłaty sądowej i 100 zł za ogłoszenie w MSiG.

Choć różnica w kosztach jest zauważalna, warto pamiętać, że akt notarialny daje większą elastyczność i mniejsze ryzyko błędów, które mogłyby później generować dodatkowe wydatki.

Przy zakładaniu spółki należy pamiętać o konieczności zapłaty podatku PCC w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego spółki.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej?

Sporządzenie aktu założycielskiego może wydawać się prostym zadaniem, jednak w praktyce wymaga znajomości przepisów, umiejętności przewidywania skutków prawnych zapisów oraz doświadczenia w rejestracji spółek. Z tego powodu warto rozważyć skorzystanie z usług kancelarii prawnej.

Prawnik pomoże nie tylko przygotować sam dokument, ale także doradzi w kwestiach takich jak:

• wybór odpowiedniego przedmiotu działalności,
• dopasowanie zasad reprezentacji i organizacji zarządu (jedyny założyciel spólki nie musi być członkiem zarządu spółki),
• opracowanie innych postanowień pozwalających na sprawne funkcjonowanie spółki.

Dodatkowo kancelaria może kompleksowo zająć się procesem rejestracji spółki w KRS, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów formalnych. Dla przedsiębiorcy oznacza to spokój i pewność, że jego firma została założona zgodnie z przepisami i w sposób najkorzystniejszy pod względem prawnym i podatkowym.

Założenie spółki z o.o. nie zawsze jest jednak dobrym rozwiązaniem i warto o tym pamiętać. O tym jakie problemy może rodzić taka spółka możesz przeczytać w naszym artykule 

Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu aktu założycielskiego lub przy założeniu spółki? Skontaktuj się z naszą kancelarią – pomożemy Ci przejść przez cały proces bez błędów i zbędnych kosztów.

Kacper Ziniak
Kacper specjalizuje się w doradztwie transakcyjnym (M&A) oraz w procesach reorganizacji spółek, w tym łączenia, podziału i przekształcania podmiotów. Posiada doświadczenie w prowadzeniu badań due diligence oraz przygotowywaniu i negocjowaniu porozumień wspólników.