8 najczęściej popełnianych błędów przy tworzeniu umowy spółki z o.o.

Przygotowując umowę spółki z o.o., należy uważać, aby nie popełnić niepotrzebnego błędu, gdyż w pewnych sytuacjach może on skomplikować funkcjonowanie spółki, niekorzystnie wpłynąć na sytuację wspólnika, a nawet doprowadzić do odmowy rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS. Poniżej przedstawiamy najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu umowy spółki z o.o.

Niewłaściwe określenie nazwy spółki

Jednym z najczęstszych błędów w umowie spółki, którego konsekwencją jest odmowa rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS, jest niewłaściwe określenie firmy (nazwy) spółki. Sąd rejestrowy może odmówić wpisu do rejestru przedsiębiorców spółki, której nazwa jest taka sama jak nazwa innej już zarejestrowanej spółki lub na tyle do niej podobna, że może wprowadzać w błąd kontrahentów.

Zdobądź największe kompendium wiedzy i wykorzystaj je w praktyce! Niemal 1000 pytań i odpowiedzi na temat spółki z o.o.

Wskazanie niedozwolonego przedmiotu działalności

Równie dotkliwe konsekwencje może mieć wskazanie w umowie spółki niedozwolonego przedmiotu działalności. Co do zasady przedmiotem działalności spółki z o.o. może być wszelka działalność produkcyjna, budowlana, handlowa oraz usługowa mieszcząca się w katalogu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Dla niektórych, ściśle regulowanych przez szczegółowe ustawy działalności, jak przykładowo działalność bankowa, ubezpieczeniowa, reasekuracyjna czy działalność towarzystw i funduszy inwestycyjnych wymagana jest określona forma prawna, którą nie jest spółka z o.o.

Niewłaściwy opis wnoszonego aportu

Kolejnym istotnym błędem jest niewłaściwy opis wkładu wspólnika do spółki w przypadku, gdy wspólnik wnosi wkład niepieniężny. Przepisy k.s.h. wymagają, aby umowa spółki zawierała szczegółowy opis przedmiotu aportu (wkładu niepieniężnego). W związku z tym w przypadku, gdy opis ten będzie zbyt ogólny lub też nie będzie zawierał elementów pozwalających na identyfikację przedmiotu aportu, sąd rejestrowy może odmówić wpisu spółki do rejestru. W przypadku wkładu niepieniężnego bardzo ważne jest również właściwe określenie jego wartości.

O tym, w jaki sposób należy prawidłowo wycenić wkład niepieniężny wnoszony do spółki, piszemy szerzej w artykule Wycena wkładu niepieniężnego do spółki z o.o. – jak powinna być dokonana?

Oprócz błędów, których konsekwencją może być odmowa rejestracji spółki w KRS, w praktyce znacznie częściej mamy do czynienia z błędami, które co prawda nie uniemożliwią wpisu spółki do rejestru, ale mogą skomplikować jej działanie w przyszłości. Przykłady takich błędów wskazujemy poniżej.

Brak zastrzeżenia możliwości umorzenia udziałów wspólników

Jeżeli w umowie spółki nie znajdą się zapisy pozwalające na dobrowolne umorzenie udziałów wspólników, takie umorzenie nie będzie mogło zostać przeprowadzone bez wcześniejszej zmiany umowy spółki.

Brak zastrzeżenia możliwości wypłaty zaliczki na poczet dywidendy

Zaliczka na poczet dywidendy może być wypłacana, jeżeli umowa spółki zawiera stosowne upoważnienie zarządu w tym zakresie. Warto zatem pamiętać, by właściwy zapis znalazł się w umowie spółki.

Brak wyłączenia wymogu uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na zaciągnięcie zobowiązania lub rozporządzenie prawem o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego spółki

Zaciągnięcie zobowiązania lub rozporządzenie prawem ponad dwukrotność kapitału zakładowego wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Umowa spółki może wyłączać obowiązek uzyskania takiej zgody, co z reguły jest praktycznym rozwiązaniem.

Nieuregulowanie kwestii dopłat od wspólników

Warunkiem nałożenia na wspólników dopłat jest zamieszczenie stosownych zapisów w umowie spółki. Brak takich zapisów sprawia, że nałożenie dopłat nie będzie możliwe.

Nieuregulowanie kwestii kadencji zarządu spółki

W umowie warto ustalić kadencję zarządu np. na okres 5 lat, aby nie było potrzeby corocznego powoływania zarządu na nowo.

Kacper Ziniak, Karolina Kulińska-Polak